Årsrapport 2019 – Stavanger kommune

Årsrapport 2019 Stavanger kommune

2.6 Handlekraftig og innovativ organisasjon

Nye arbeidsformer og digitale løsninger

Bedre tjenestekvalitet er tema for noen av kommunens interne innovasjons- og utviklingsprosjekt. Flere av prosjektene skal utvikle digitale verktøy som vil forenkle og forbedre tilgjengeligheten til kommunale tjenester for innbyggere, brukere eller ansatte. Prosjektene følges aktivt opp.

Stavanger kommune var i 2019 medarrangør for den årlige Innovasjonskonferansen på Sola. Tema var Innbyggerinvolvering og digitalisering – som hånd i hanske? og oppslutningen om konferansen var dette året rekordhøy. En effekt av denne konferansen har vært nettverksbygging og erfaringsutveksling mellom kommunene om temaene innovasjon og samskaping.

Samhandling på tvers av ulike fagområder og sammen med innbygger, kunnskapsinstitusjoner og næringslivet er en ny måte å løse oppgaver på.

Samshusetet kreativt hus utenfor kommunens administrasjonsbygg – er testet ut. Det viste seg at denne typen tilrettelegging for ulike aktiviteter fungerte godt til samskapingsarbeid. Erfaringene fra blant annet arbeidet i Smartbyen og Samshuset, har ført til at Samskapingskurset etableres på UiS. I tillegg etableres en ny etter- og videreutdanning i Tjenesteinnovasjon og servicedesignUiS for å komplettere Samskapingskurset.

Stavanger er, som første kommune i Norge, ferdig med å teste ut innovasjonspartnerskap – en ny anskaffelsesprosedyre. Kommunen har sammen med to leverandører utviklet en aktiviseringsrobot og en smartrullator med brukertilpassede applikasjoner. Målet er at de to produktene skal gjøre brukere med korttidsopphold på sykehjem mer aktive og selvhjulpne. Produktutviklingen er nå ferdig og kommunen har besluttet å kjøpe aktiviseringsroboten.

Fylkesmannen i Rogaland tildelte i 2019 innovasjonsmidler til to interkommunale samarbeidsprosjekt: Digi Rogaland og Interkommunalt ambulant rehabiliteringsteam (IKART).

Digitaliseringsarbeidet i kommunen pågår i form av både nasjonale og lokale prosjekt. Stavanger tar i bruk stadig flere digitale løsninger, som skal føre til forbedring og effektivisering. Mer om dette finnes i kapittel 4: Organisasjon, utvikling og kontroll.

Utvikling og bruk av ny teknologi og nye digitale løsninger stiller blant annet krav til kommunens arbeid med dataoppbevaring og sikkerhetssystemer. Kommunen har derfor blant annet igangsatt et prosjekt som vurderer IT-arkitekturen på datasenteret i Green Mountain. Prosjektet skal avdekke eventuelle forbedringsområder og utarbeide et designforslag som skal gi så solid og sikker drift av løsningene i datasenteret som mulig (implisitt optimal trygghet for våre data). Dessuten ble det i løpet av fjoråret gjort endringer på kommunens backupløsning som sikrer dataene ytterligere. Det ble etablert langtidsoppbevaring av dataene på Rjukan – i tillegg til at live-data oppbevares på to adskilte steder i datasenteret på Rennesøy.

I 2019 har kommunen prioritert tilrettelegging av et system for digitaliseringsarbeidet. Kommunedirektøren opprettet en ny avdeling for innovasjon og digitalisering høsten 2019.  Innovasjon og digitalisering har ansvar for forskning og utviklingsarbeid (FoU), og skal være en pådriver for innovasjon, digitalisering, systematisk forbedringsarbeid og gevinstrealiseringsarbeid.

Arbeidet med å etablere et rammeverk for porteføljestyring, som skal sikre en standardisert og profesjonell gjennomføring av digitaliserings- og innovasjonsprosjekt i kommunen, er startet. Porteføljestyringsmodellen skal også bidra til at kommunen når de strategiske målene, og styrer i én, felles retning på digitaliseringsområdet. Felles verktøy og støtte til organisasjonen står sentralt i dette arbeidet.

Utvikling av nye måter å jobbe og organisere arbeidet på, krever ny kunnskap om de kommunale tjenestene.  Forskning, innovasjon og utvikling vil bidra til mer innsikt på dette feltet. Et kunnskapsløft for kommunehelsetjenesten er en av hovedprioriteringene i strategien til HelseOmsorg21. I 2019 ble det lagt fram en rapport som foreslår en struktur for forskning innenfor de kommunale helse og omsorgstjenestene, samt forslag til mulige finansieringsmodeller, Rapport -Kommunenes strategiske forskningsorgan (KSF). Stavanger kommune har i 2019 fulgt opp denne rapporten. I slutten av året ble det arrangert en lokal samling der alle kommunene i fylket var inviterte til å drøfte mulig interkommunalt samarbeid om forskning innenfor helse- og omsorgstjenestene. Arbeidet fortsetter i 2020. Mer om dette finnes i kapittel 4: Organisasjon, utvikling og kontroll.

HelseOmsorg21-rådet

Rådet er en nasjonal dialogarena mellom den offentlige sentrale helseforvaltningen, offentlige helse- og omsorgstjenester, universitets- og høyskolesektoren, instituttsektoren, privat sektor og brukerorganisasjonene. Gjennom å legge til rette for samarbeid om helse- og omsorgsforskning, innovasjon og næringsutvikling, skal Rådet bidra til god folkehelse, effektive helse- og omsorgstjenester av høy kvalitet og verdiskaping.

Sikre tilstrekkelig og rett kompetanse

Ledelse og organisering av arbeidet i kommunen må klare å imøtekomme stadig raskere endringer i rammebetingelser og etterspørsel etter tjenester. Lederopplæringsprogrammet FOR- ANDRE er et viktig tiltak i denne sammenhengen.

For å kunne nyttiggjøre seg tilgjengelig kunnskap og informasjon, må kommunens ansatte ha både faglig og digital kompetanse.

Tall fra NAV viser at det på nasjonalt nivå i 2019 var mangel på arbeidskraft innen ingeniør- og IKT-fag. Dette merkes også i Stavanger kommune. Bedre økonomiske utsikter medfører konkurranse om arbeidskraft innen flere fagområder.

Tall fra Nav og KS bekrefter at sykepleiere fortsatt er det enkeltyrket som det er størst mangel på. Det er her hovedutfordringen ligger, både for Stavanger og for kommune- Norge generelt. Av tiltak Stavanger kommune har satt i verk kan nevnes at det i siste halvdel av 2019 er utviklet et veiledningsprogram og planlagt en årlig fagdag for nyutdannede sykepleiere.

Ny pedagognorm både innenfor skole og barnehage har medført behov for flere pedagoger. I flere år har det vært utfordrende å rekruttere barnehagelærere. Pedagognormen er ikke innfridd, men det har vært en betydelig bedring i antall barnehagelærere i 2019. Tiltak for å stimulere ansatte til å ta barnehagelærerutdanning og for å rekruttere og beholde barnehagelærere er videreført. Innenfor skoleområdet er søkertallene til hovedtilsettingen bra, men det er utfordrende å rekruttere lærere med kompetanse til å undervise på 1.-4. trinn.

Økt arbeidsdeltakelse

Økt arbeidsdeltakelse vil være avgjørende for fremtidens tjenesteleveranser. Høyere stillingsprosent blant ansatte generelt, øker nærværet og utsetter pensjonsalderen slik at kommunen kan nå målet om økt arbeidsdeltakelse. I 2019 har det vært arbeidet målrettet med å øke nærværet i utvalgte virksomheter.

Som del av kommunedirektørens forsterkede innsats for redusert sykefravær i Stavanger kommune, ble prosjektet Sammen for redusert sykefravær etablert i 2019. Det er avsatt dedikerte ressurser til prosjektet, som skal jobbe spesielt mot virksomhetsområder med høyt sykefravær.

Første pulje som startet sommeren 2019 består av 13 virksomheter innenfor barnehageområdet. Sykefraværstallene viser så langt at virksomhetene som deltar i prosjektet har en positiv utvikling i langtidsfraværet, sammenliknet med virksomhetene som ikke er med i prosjektet.

Sykehjemsområdet skal være med i andre pulje av prosjektet. Forberedelsene til dette arbeidet startet opp i andre halvår 2019.

Stavanger kommune har siden 2004 hatt en seniorordning for å stimulere ansatte som har fylt 62 år til å fortsette i arbeid uten å ta ut avtalefestet pensjon. Ordningen er videreført ut 2020. Forskning, og Stavanger kommunes egne tall, viser at denne type ordninger ikke er avgjørende for at ansatte står lenger i arbeid. Etter drøftinger med tillitsvalgte besluttet kommunedirektøren i 2019 at det i 2020, som del av kommunens arbeidsgiverstrategi, skal utarbeides en tydeligere livsfasepolitikk som skal ivareta alle ansatte.

Internkontroll

Internkontroll utgjør en viktig del av kommunens helhetlige virksomhetsstyring. Internkontroll, og er en forutsetning for styring, kvalitet, måloppnåelse og læring på alle nivå. God internkontroll bidrar til mer effektiv ressursbruk i organisasjonen. Risikostyring er en viktig del av internkontrollen.

Kapittel 25 om internkontroll i ny kommunelov er nedfelt i Stavanger kommunes arbeid med å styrke internkontrollen.

Videreutvikling av en digital løsning for virksomhetsstyring pågår. Løsningen skal bidra til å styrke internkontrollen for ledere ved å sammenstille relevant styringsinformasjon for den enkelte virksomhet / enhet. Arbeidet koordineres med andre digitale løsninger som er i bruk i kommunen.

Kommunens nye digitale løsning for avvik og forbedring «Si ifra!» er ferdig utviklet og tatt i bruk. Løsningen vil være fullt implementert i løpet av 1. tertial 2020. «Si ifra» er del av et helhetlig kvalitetssystem, og inkluderer også moduler for dokumentstyring og utarbeidelse av risikovurderinger. Utvikling av disse modulene er nå i startfasen.

Mer om internkontroll finnes i kapittel 4: Organisasjon, utvikling og kontroll.

Etablering av nye Stavanger

Arbeidet med å etablere nye Stavanger kommune stod sentralt i 2019. Det ble gjennomført mer enn 20 prosjekter i forbindelse med kommunesammenslåingen. Både innbyggere, næringsliv, frivillige organisasjoner, folkevalgte, tillitsvalgte og ansatte har vært involvert i arbeidet med langsiktige mål for den nye kommunen, nytt plansystem, innbyggertorg, demokratiutvikling med mer.

Fellesnemnda har gjennomført prosjektet Lokaldemokrati og politisk organisering for å styrke lokaldemokratiet og politikerrollen, og for å legge til rette for et styrket lokaldemokrati i den nye kommunen. Fellesnemnda har lagt frem forslag til organisering av de folkevalgte utvalgene og rådene, nytt delegeringsreglement og oppdaterte saksbehandlingsregler. Den nye politiske organiseringen ble vedtatt i forbindelse med konstituering av nytt kommunestyre.

Administrativ organisering er endret og fastsatt. Alle medarbeidere, mange med nye oppgaver, er innplassert i ny organisasjon. Store deler av tjenestetilbudet i de tre kommunene er gjennomgått for å avklare videre håndtering av tjenester som var ulike i de tre kommunene. Målet har vært å harmonisere tjenestetilbudet, og å identifisere mulige forbedringsområder innen tjenesteleveransene. Lokalisering av tjenestetilbudet har også vært vurdert.

Det er gjennomført et it-migreringsprosjekt for å samordne datasystemene i de tre kommunene til felles systemer i den nye kommunen. Bruk av robotteknologi bidro til bedre kvalitet på dette arbeidet – i tillegg til redusert tids- og ressursbruk.

Mer om nye Stavanger finnes i sluttrapporten fra prosjektorganisasjonen.

Stramme økonomiske rammer

Selv om kommunens årsregnskap viser et bedre resultat enn forventet, er det viktig å ha kontinuerlig oppmerksomhet på kostnadskontroll, produktivitetsøkning, forbedring, nytenkning og innovasjon og gevinstrealisering. En solid kommuneøkonomi er avhengig av god balanse mellom inntekter og kostnader.

Indikatorer for måloppnåelse

Sykefraværet viser en nedgang på 0,2 prosentpoeng. Andelen heltidsansatte er stabil.

Både antall rapporterte avvik og andel avvik som er saksbehandlet, er redusert. Mer informasjon om dette finnes i kapittel 4.

Netto driftsresultat ble på 2,4 % som er lavere enn det langsiktige målet på 3 %. Det ble likevel betydelig bedre enn det budsjetterte driftsresultatet på 0,2%. Egenfinansiering av investeringer er over målet på 50 % og gjeldsgraden er økt med 2 prosentpoeng. Mer informasjon

Les mer:

HelseOmsorg21-rådet (Rådet) er en nasjonal dialogarena mellom den offentlige sentrale helseforvaltningen, offentlige helse- og omsorgstjenester, universitets- og høyskolesektoren, instituttsektoren, privat sektor og brukerorganisasjonene. Gjennom å legge til rette for samarbeid om helse- og omsorgsforskning, innovasjon og næringsutvikling, skal Rådet bidra til god folkehelse, effektive helse- og omsorgstjenester av høy kvalitet og verdiskaping.

Handlekraftig og innovativ organisasjon   
Mål: God utnyttelse av arbeidskraft   
IndikatorMålsetningResultat 2018Resultat 2019
Sykefravær i organisasjonen<6 %0,08 %0,08 %
Andelen heltidsansatte i Stavanger kommune80 %72 %72 %
Mål: Kompetente og engasjerte medarbeidere   
IndikatorMålsetningResultat 2018Resultat 2019
Helhetlig brukertilfredshet målt i brukerundersøkelser>70 %Se kapittel 11: StatistikkSe kapittel 11: Statistikk
Andel ansatte som har registrert sin kompetanse i lønns- og personalsystemet100 %43 %56 %
Mål: Forbedret meldekultur   
IndikatorMålsetningResultat 2018Resultat 2019
Antall rapporterte avvik>3 prosentpoeng økning per år16 % økning fra 2017*1% nedgang fra 2018
Andel avvik som er saksbehandlet100 % saksbehandling av innrapporterte avvik77 %**70%
Mål: Opprettholde det økonomiske handlingsrommet   
IndikatorMålsetningResultat 2018Resultat 2019 
Netto driftsresultat3 %2,30 %2,40 %
Egenfinansiering av investeringer>50 %72 %55 %
Gjeldsgrad<60 %61 %63 %
 Foreløpige, ureviderte tall   
*   
*Startet opp implementering av nytt avviks- og forbedringssystem november 2019.   
**Resultatet for 2019 er ikke endelig, siden avvik fortsatt er under behandling.    
Last ned tabelldata (Excel)