Stavanger kommune har i 2019 arbeidet med å videreutvikle en helhetlig virksomhetsstyring. Arbeidet tar utgangspunkt iblant annet kapittel 25 om internkontroll i ny kommunelov som trådte i kraft ved det konstituerende møte til nytt kommunestyre, og dialog på tvers av tjenesteområdene. Styring og internkontroll i kommunen skal legge til rette for ivaretakelse av lovverket, oppfølging av administrativ drift og støtte opp om kommunens tjenesteleveranser.
Videreutvikling av virksomhetsstyring
Digital løsning for virksomhetsstyring skal tas i bruk av ledere i Stavanger kommune. Løsningen har blitt videreutviklet i 2019 gjennom å samle relevant styringsinformasjon for kommunen som helhet og den enkelte enhet / virksomhet. Dette inkluderer for eksempel informasjon om tekstvedtak, forvaltningsrevisjoner, ansattoversikt, sykefravær, internkontroll med mer. Gradvis implementering og en videre utvikling er planlagt i 2020.
Implementering av overordnet internkontroll
Regelverk for internkontroll i Stavanger kommune som tidligere er vedtatt i Stavanger bystyre sak 6/18 er revidert med bakgrunn i ny kommunelov. Regelverket utgjør rammeverket for internkontroll i kommunen.
I sammenheng med utviklingen av den digitale løsningen for virksomhetsstyring har det i 2019 blitt utarbeidet en «Leders sjekkliste». Listen består av risikobaserte internkontrollområder1 som gjelder for hele kommunen og som skal besvares tertialvis av virksomhetsledere, seksjonssjefer og ledere på kommunal- og avdelingssjefsnivå. Listen skal styrke den helhetlige internkontrollen, gi ledere informasjon om risikoområder i kommunen, og erstatte tidligere enkeltrapporter/undersøkelser.
Implementering av helhetlig kvalitetssystem
Kommunens nye avviks- og forbedringssystem «Si ifra!» har blitt videreutviklet i 2019 gjennom blant annet pilotprosjekt i oppvekst og utdanning og medvirkning fra de andre tjenesteområdene. Antall avviks-/hendelsestyper2 er utvidet i forhold til tidligere, og gjør det i større grad mulig å avdekke vesentlige risikoområder basert på innmeldinger. «Si ifra!» har i 2019 blitt gradvis implementert i kommunen, og vil erstatte Synergi i løpet av 1. tertial 2020.
Arbeidet med å utvikle og implementere en dokumentmodul som del av kvalitetssystemet ble påbegynt i 2019. Modulen skal legge til rette for at styrende dokumenter som krever jevnlig oppdatering er samlet og tilgjengelig på ett sted. Innmelding av avvik kan ved hjelp av denne modulen også knyttes mot spesifikke dokumenter og prosesser.
Avvik og forbedring
På grunn av en gradvis implementering av nytt avviks- og forbedringssystem har det i 2019 blitt rapportert avvik i to ulike systemer, Synergi og «Si ifra!».
Det er i 2019 blitt rapportert 7693 avvikssaker i Synergi og 414 avvikssaker i «Si ifra!». Dette utgjør til sammen 8107 saker som er en nedgang på 1 prosent i forhold til 2018 (8187). Leder er ansvarlig for at avvik blir saksbehandlet på en tilfredsstillende måte. 70 prosent av innrapporterte avvik i 20193er saksbehandlet og avsluttet/lukket i forhold til 77 prosent for 2018. Det er forventet at andel avsluttede saker vil øke i 2020 på grunn av enklere saksbehandling i nytt system. 53 prosent av innmeldte avvik i kommunen gjelder vold og trusler, 22 prosent arbeidsmiljø/HMS og 12 prosent tjenestekvalitet. Det er forventet at andel forbedringsforslag og avvik på eksempelvis personvern/informasjonssikkerhet, klima og miljø og tjenestekvalitet vil øke i 2020.
Høringer
Ved endring i lover og forskrifter, sender statsforvaltningen endringsforslagene som regel på høring. En høringsuttalelse er en påvirkningsmulighet for berørte parter. Arbeid med å kvalitetssikre og forbedre prosess for kommunenes høringsuttalelser pågår. Arbeid med å informere om status på høringer i den digitale løsningen for virksomhetsstyring pågår. Parallelt registreres og overvåkes innkomne høringer fra departement og direktorat inntil en endelig prosess er på plass.
Tilsyn og forvaltningsrevisjoner
| Tilsyn 2019 |
|---|
| Arbeidstilsynet |
| Tilsyn vold og trusler i 5 private sykehjem |
| Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap |
| Branntilsyn i 9 skoler |
| Branntilsyn i 1 barnehage |
| Branntilsyn i 1 sykehjem |
| Branntilsyn i 11 kulturhus, bydelshus, fritidsbygg |
| Branntilsyn i rådhus/bystyresal |
| Fylkesmannen |
| Tilsyn i 2 skoler jf. opplæringsloven §14-1 første ledd |
| Tilsyn i skoler jf. opplæringslove kap. 9 A |
| Tilsyn barnehager jf. barnehageloven § 9 første ledd, jf. kommuneloven kapittel 10 A. § 1 i forskrift om pedagogisk bemanning og dispensasjon i barnehager. |
| Tilsyn barnehage jf. forskrift om rammeplan del 1 og 3 livsmestring og helse, barnas behov for omsorg, plikt til å fremme fellesskap. |
| Tilsyn EMbo Stvanger avd. Gausel, avd. Hafrsfjord, avd. Vålandsskogen |
| Tilsyn med Krisesenter 2018-2019 |
| Stavanger kommune ved Helsesjefen |
| Tilsyn etter Forskrift om miljørettet helsevern ved 13 skoler og 13 barnehager |
| El-tilsyn |
| Kontroll av elektrisk anlegg i 6 bofellesskap |
| Mattilsynet |
| Tilsyn med prøvetakingsplaner ved vannverket |
| Forvaltningsrevisjon 2019 | Merknad |
|---|---|
| Forvaltningsrevisjon - Innovasjon ved offentlige anskaffelser | Oppfølging under behandling |
| Forvaltningsrevisjon - Oppfølging rusmisbrukere/rusvern | Ferdigbehandlet |
| Forvaltningsrevisjon - Oppfølging forebygging av svart arbeid | Ferdigbehandlet - ny tilbakemelding fra kommunedirektøren når sak Oslo modell er behandlet i kommunestyret |
| Forvaltningsrevisjon - Oppfølging Skolemiljøet i Stavanger – håndtering av mobbesaker | Oppfølgingsrapport innen to år |
| Forvaltningsrevisjon - Oppfølging forebygging og håndtering av misligheter og korrupsjon | Tilleggsforslag følges opp i egen sak |
| Forvaltningsrevisjon - Varslingsrutiner og konflikthåndtering | Ferdigbehandlet - Bystyret ber om at det vurderes å foreta en oppfølgingsrapport innenfor området i neste valgperiode. |
| Forvaltningsrevisjon - Ungdomsmiljø – rus/vold og skolefravær | Ferdigbehandlet |
| Forvaltningsrevisjon - IT-sikkerhet | Oppfølging under behandling |
| Forvaltningsrevisjon - Vedlikehold av bygg og vedlikeholdsetterslep | Oppfølging under behandling |
| Forvaltningsrevisjon - Skolehelsetjenesten | Forvaltningsrevisjon ferdigbehandlet |
| Selskapskontroll med forvaltningsrevisjon IVAR IKS | Ferdigbehandlet |
| Selskapskontroll Stavanger konserthus | Ferdigbehandlet |
| Selskapskontroll Rogaland Brann og Redning IKS | Ferdigbehandlet - ny rapport i neste periode |
| Selskapskontroll Stavangerregionen Havn IKS | Rapport under arbeid |
| Selskapskontroll Stavanger Forum AS | Utsatt - avventer rapport |
| Forvaltningsrevisjon - Stavanger kommunes arkiv- og dokumentbehandling | Ferdigbehandlet |
| Forvaltningsrevisjon - Beredskap på virksomhetsnivå | Tilbakemelding til bystyret vedr. ansvarsdeling i krisesituasjon |
| Forvaltningsrevisjon - Internkontroll | Ferdigbehandlet – ny rapport vurderes på et senere tidspunkt |
| Forvaltningsrevisjon - Barnevern | Ferdigbehandlet |
| Forvaltningsrevisjon - Øremerkede midler / statlige tilskudd | Ferdigbehandlet |
| Forvaltningsrevisjon - Integrering og bosetting | Ferdigbehandlet |
| Forvaltningsrevisjon - Klimagassutslipp | Ny bestilling av rapport utsatt |
| Forvaltningsrevisjon - Effekt av skjenkeregler | Under behandling |
| Forvaltningsrevisjon - Kvalitet i eldreomsorg / Leve hele livet | Under behandling |
| Forvaltningsrevisjon - Kreativt samarbeid med frivillige organisasjoner | Under behandling |
| Forvaltningsrevisjon - Tilskudd til private barnehager | Under behandling |
| Forvaltningsrevisjon - Barnevern - ny rapport | Rapport under behandling |
| Forvaltningsrevisjon - BPA - tilbudet | Til bestilling i 2020 |
| Forvaltningsrevisjon - Medisinhåndtering | Til bestilling i 2020 |
| Forvaltningsrevisjon - Tidlig innsats | Til bestilling i 2020 |
Varsling av mulige kritikkverdige forhold
Etter initiativ fra kommunedirektøren i Stavanger kommune ble det i januar 2019 gjennomført et seminar om varsling av mulige kritikkverdige forhold. Målgruppen var kommunedirektører, kommunalsjefer og fagpersoner i Rogalands-kommunene. Det var enighet om å opprette to arbeidsgrupper med ansvar for henholdsvis å utarbeide forslag til «felles begreper» (ledet av Eigersund kommune) og ansvar for å utarbeide forslag til en «god praksis guide» (ledet av Sandnes kommune). I tillegg var det enighet om å bygge felles kompetanse for å behandle varslingssaker. I løpet av året har det blitt gjennomført tre samlinger med vekt på erfaringsdeling, gjennomgang av prosessen for behandling av varsel om mulige kritikkverdige forhold og faktaundersøkelse som metode.