Årsrapport 2019 – Stavanger kommune

Årsrapport 2019 Stavanger kommune

4.2 Forbedrings-, utviklings- og innovasjonsarbeid

Stavanger kommune har over tid hatt oppmerksomhet på å styrke kommunens innovasjons- og utviklingsarbeid. I forbindelse med etablering av den nye kommunen ble det opprettet et nytt stabs- og støtteområde; Innovasjon og støttetjenester med en egen avdeling for Innovasjon og digitalisering. Avdelingen har ansvar for å være en pådriver for innovasjon, forskning og utvikling (FoU), digitalisering, systematisk forbedringsarbeid og gevinstrealisering.  Avdelingen startet delvis opp i slutten av 2019 og er i full drift fra 1.1.2020.

4.2.1 Det digitale skiftet – som en del av kommunens forbedrings- og innovasjonsarbeid

I løpet av 2019 har resultatene av flere års arbeid i kommunen med å tilrettelegge for digitalisering av ulike prosesser eller systemer begynt å materialisere seg. Dette gjelder innenfor alle tjenesteområder i organisasjonen.

Gjennom året er det også startet opp flere nye utviklingsprosjekter, spesielt innenfor digitaliserings-området. Stavanger kommune deltar aktivt og tar en rolle, både lokalt og nasjonalt, i arbeidet med å utvikle nye digitale og innovative løsninger for kommunesektoren. Utviklings – og innovasjonsarbeid krever kapasitet, styrke, og kompetanse. Som følge av dette øker behovet for mer samarbeid på tvers av kommunegrensene både lokalt og nasjonalt.

Arbeidet med å etablere et rammeverk for porteføljestyring som skal sikre en standardisert og profesjonell gjennomføring av digitaliserings- og innovasjonsprosjekter i kommunen, startet opp i slutten av 2019.

Porteføljestyringsmodellen skal også bidra til at kommunen oppnår de strategiske målene, og at vi styrer i samme retning på digitaliseringsområdet. Felles verktøy og støtte til organisasjonen står sentralt. Arbeidet vil fortsette i 2020.

Lokale forbedrings, utviklings- og innovasjonsprosjekter

IT-migrering – ny kommune med felles IT system

I forbindelse med etablering av den nye kommune har det vært gjennomført et omfattende prosjekt for å samordne alle datasystemene i de tre kommunene til felles systemer i den nye kommunen. Prosjektet har vært definert som et av de viktigste IT- relaterte prosjektet i 2019 og hvor store ressurser har gått med i arbeidet. God prosjektstyring og innsats på flere områder har vært avgjørende for å lykkes i arbeidet. Store mengder data er blitt flyttet, slik at data som før lå i tre forskjellige fagsystemer nå er samlet i felles fagsystem for den nye kommunen. En viktig suksessfaktor for å klare overgangen fra tre til en kommune på en god måte har vært at prosjektet tok i bruk nye, innovative måter å jobbe på. Robotteknologi bidro til høyere kvalitet på arbeidet og reduserte tids- og ressursbruken betydelig. Det førte også til at kostnadene ble langt lavere enn forventet.

Public Oppvekst

Nytt digitalt fag/arkiv system «Public Oppvekst» ble innført i alle skolene og barnehagene i Stavanger i løpet av siste halvdel av 2019. Formålet med å innføre et nytt fagsystem er å samle all barnedokumentasjon fra barnehage og skole i et system i sikker sone.  Alle barn har digitale barne- og elevmapper. Dette er et av de største omstillingsprosjektene i kommunedirektørens prosjektportefølje. Det har vært gjennomført kurs og informasjonsmøter for rundt 3000 nye brukere før oppstart og bruken av systemet er nå godt i gang. Det har vært gjennomført et betydelig arbeid med utvikling av nye prosesser via roboter og integrasjoner som skal sikre at dokumentasjonen tas vare på og gjenbrukes.

Datasjø

En datasjø er en metode for lagring av alle former for data og kan sammenliknes med et sentralt datalager for alle typer data: strukturerte og ustrukturerte, både dokumenter og logger, bilder, lyd og video. En datasjø vil være en kilde til alle data innenfor et område med mulighet for tilgang for flere, og et verktøy for effektivisering; læring, planlegging, utforsking av muligheter og et viktig grunnlag for maskinlæring og kunstig intelligens. En datasjø kan bygges internt i en virksomhet eller som en felles løsning for flere virksomheter – eller for en hel sektor. En datasjø kan legge til rette for effektiv og standardisert datadeling, med sikre tilgangsmekanismer.

Videreutvikling av kommunens datasjø

I løpet av 2019 har kommunen ferdigstilt et pilotprosjekt knyttet til kommunens datasjø-plattform. Denne teknologien gjør det mulig å analysere større og mer komplekse datamengder både hurtigere og mer nøyaktig enn tidligere. Data fra alle relevante fagsystemer og andre kilder kan overføres datasjøen for analyse, gjenbruk og rapportering. Rammeverk og infrastruktur med utviklings- og produksjonsmiljø er nå etablert. Arbeidet med å kartlegge datafangst er startet og vil bli en kontinuerlig aktivitet i overskuelig fremtid.

Utbygging av trådløst nettverk i kommunens organisasjon

Det må sørges for at hele nye Stavanger har det samme grunnlaget for å videreutvikle gode tjenester. Alle lokasjoner skal derfor ha nettverkstilgang, og det er dessuten vedtatt at skoler, barnehager, sykehjem og bofellesskap skal ha trådløst nett. Trådløst nett gir økt fleksibilitet og effektivitet, og er en forutsetning for å kunne ta i bruk store deler av ny fremtidsrettet teknologi. For eksempel kan velferdsteknologi tas i bruk selv om beboerne beveger seg rundt på sykehjemmet, og trådløse enheter kan benyttes der barna befinner seg – integrert i læringsmiljø både ute og inne. Med tilgjengelig nett også utenfor kontoret har en tilgang til ny og oppdatert kunnskap som kan benyttes i mange ulike situasjoner.

I 2019 ble det gjennomført et prosjekt for å etablere trådløst nett i alle barnehager og skolefritidsordninger (SFO) i Stavanger.  Prosjektet sluttføres første kvartal 2020. Tidligere har kommunen satt opp trådløst nett på alle barne- og ungdomsskolene. Dette er viktige tiltak for at kommunens barn og unge skal kunne bruke ulike digitale verktøy og elektroniske læremidler, som for eksempel Chromebook, i skolen.

I 2019 ble det også startet et eget prosjekt med mål om å harmonisere nettverket på Rennesøy og Finnøy til samme nivå som Stavanger. Skoler, barnehager og sykehjem er prioritert. På slutten av året var omtrent 90% av aktuelle lokasjoner gjennomført – det gjenstår en idrettshall og et lager. Prosjektet sluttføres i 2020.

Den demografiske utviklingen gjør det viktig å legge til rette for bruk av velferdsteknologi og smarthusteknologi. Dette forutsetter lett tilgjengelig nettverk. Satsingen fortsetter videre utover i planperioden.  Stavanger kommune er godt i gang med implementeringen av velferdsteknologi. I 2019 ble flere nye løsninger testet og tatt i bruk, blant annet sensorteknologi, kommunikasjonsverktøy og roboter. Løsningene bidrar til effektivisering av arbeidsprosesser og trygghet for brukerne.

Videreutvikling og forbedring av kommunens lønns- og personalssystem

I løpet av 2019 har det vært gjennomført et betydelig forbedringsarbeids- og utviklingsarbeid i kommunes lønns- og personalsystem. For å identifisere mulige forbedringsområder er det benyttet LEAN som er en metode for systematisk kvalitets- og forbedringsarbeid. Flere funksjonaliteter er fornyet og som forventes å være mer effektive i bruk, eks. oppgradering av rekrutteringsmodul og ny reise -og utleggsmodul. Systemet inneholder også en oversikt over styringsstrukturen i organisasjonen. Denne er gjennomgått og forbedret slik at det er enklere å gjøre endringer ved omorganiseringer eller av ledere. Det er også etablert ulike integrasjoner med andre systemer som er viktig for lederne i deres arbeid, som for eksempel digital løsning for virksomhetsstyring.

Kommunale innovasjonsprosjekt

Innbyggerservice har jobbet med to prosjekter, hvor det ene gikk på å innføre en chatbot (KommuneKari) i kombinasjon med automatisert saksbehandling av en pilotprosess.
Det andre prosjektet hos innbyggerservice var videreføring av Aktiv kommune slik at også privatpersoner, i tillegg til lag og foreninger kan ta i bruk kommunens lokaler.
Byggesak fikk tildelt midler for å jobbe med forenkling og automatisering av byggesaksbehandlinger.
By- og samfunnsplanlegging fikk midler til å se på hvordan kommunen bedre kan legge til rette for mer treffsikre prosesser i forvaltningen av utlyste midler, i tillegg til å starte arbeidet med å se på en digital løsning for å styre alt relevant rundt saksbehandling av disse midlene.
I prosjektet IKART, interkommunalt ambulant rehabiliteringsteam, ønsker Helsehuset å bygge bro mellom kommunen og spesialisthelsetjenesten ved å gi intensiv tverrfaglig oppfølging av yngre personer som ikke får gode nok rehabiliteringstjenester etter akuttfase og utskrivning fra sykehus.
Helsehuset ble også tildelt midler til prosjektet Måltidsvenn. Dette var et samarbeid mellom utviklingssenter for sykehjem og hjemmetjenester, frisklivssentralen, Hundvåg og Storhaug hjemmebaserte tjenester og universitetet i Stavanger for å finne, kurse og støtte frivillige som kunne fungere som måltidsvenner hos eldre aleneboende.
Fagstab barnehage ble tildelt midler til prosjekt VIBA hvor formålet er å tilpasse og ta i bruk et vurderingsverktøy for å måle innholds kvalitet i barnehagene. Dette er et banebrytende arbeid som strekker seg over flere år.
I fagstab skole ble de tildelt midler til å kvalitetssikre kommunens satsning på IKT i skolen, hvor en gruppe ressurspersoner ble frikjøpt til å drive kursvirksomhet og støtte opp under utviklingsarbeidet innen IKT.
Kommunen har en uttalt strategi om å automatisere arbeidsprosesser, blant annet gjennom bruk av robotisering (RPA). For å sikre gjennomføringskraft rundt RPA arbeidet ble IT tildelt midler for å kunne utvikle roboter til bruk i identifiserte arbeidsprosesser.

Kommunale – interne innovasjons- og utviklingsprosjekter

Kommunen ønsker kontinuerlig å stimulere til innovasjons- og utviklingsprosjekter som skal gi merverdi for innbyggere, brukere og ansatte. I 2019 ble det tildelt kr 5 millioner fordelt på 9 prosjekter jf. sak 36/18 i kommunalstyret for administrasjon den 20. november 2018.

Prosjektene som fikk tildelt midler for 2019 har et bredt spekter av problemstillinger og løsninger. Flere av prosjekter er innrettet mot å utvikle digitale verktøy for å forenkle, forbedre ulike typer prosesser som gir mer tilgjengelighet for innbyggere, brukere eller ansatte. Andre prosjekter har fokus på kvalitet i tjenesteutvikling.

Interkommunale prosjekter og samarbeid i utviklings -og innovasjonsarbeid

Digi Rogaland – er et samarbeid blant alle Rogalands 23 kommuner om felles digitale løsninger for innbyggerne i Rogaland.

Sekretariatet i Digi Rogaland er lokalisert i Stavanger kommune og kommunedirektøren i Stavanger er leder av styringsgruppen.

Sekretariatet forvalter den samlede porteføljen av nasjonale og regionale tiltak og prosjekter på vegne av styringsgruppen. Stavanger kommune har på vegne av Digi Rogaland fått tildelt kr 3 mill. av Fylkesmannen i Rogaland til kommunale innovasjons- og fornyingsprosjekt for 2019. Fylkesmannen ser at utviklingen av nye digitale løsninger er viktig, men ressurskrevende, og at kommunene står overfor felles utfordringer på dette feltet. I juni 2019 ble strategien for Digi Rogaland godkjent, og nå jobbes det med operasjonalisering av denne.

 Prosjektet «IKART» Utvikling og etablering av interkommunalt ambulant rehabiliteringstjeneste.

Her prøves det ut nye tjenestemodeller gjennom et samarbeid mellom kommunene i Sør- Rogaland og Stavanger Universitetssykehus. Prosjektet er en satsing på en interkommunal ambulant rehabiliteringstjeneste (IKART) for voksne mellom 18 og 67 år som trenger intensiv og kompetent rehabilitering i hjemkommunen etter utskriving fra sykehus. En tar i bruk en helt ny og bred tverrfaglig modell som er avhengig av at mange aktører på ulike helsetjenestenivå og fra ulike kommuner over et større geografisk område samarbeider tett. Gode overganger i forløpet påvirker utfallet av rehabiliteringen til den enkelte og er derfor av stor betydning. Samtidig må rehabiliteringstilbudene drives innen forsvarlige rammer med tanke på ressursbruk.

KommIT-rådet

KommIT-rådet er et rådgivende organ i KS innen digitalisering og smart bruk av teknologi. Rådet er sammensatt av representanter fra kommunene. Rådet skal bidra til utvikling av felles løsninger og ivareta kommunesektorens interesser.
Rådet behandler blant annet nasjonale prosjekter som har søkt om støtte fra finansieringsordningen for digitale fellesprosjekter. KommIT-rådets anbefaling sendes KS som tar den endelige beslutninger.

Deltakelse i nasjonale utviklingsprosjekter

Stavanger er en aktiv part i flere nasjonale prosjekter for å forenkle og forbedre arbeidsprosesser internt i kommunen og for å forenkle innbyggernes kontakt med kommunen.

Kommunen har påtatt seg et ansvar for å delta i disse nasjonale prosjektene for å bidra til fellesløsninger for hele kommune-Norge. Stavanger kommune har i perioden deltatt som fast medlem i KS’ digitaliseringsutvalg som er saksforberedende utvalg for KommIT-rådet.

Akson

Målet med Akson er å gi innbyggere tryggere og bedre helsetjenester gjennom digitale verktøy som støtter arbeidshverdagen til helsepersonell. Akson er både et tiltak som skal gi ny journalløsning for kommunale helse- og omsorgstjenester og løsninger som knytter fastlege, legevakt, hjemmetjenester og andre tjenester bedre sammen med resten av helse-Norge.

«Én innbygger -én journal»

«Prosjekt Akson» er et nasjonalt prosjekt som jobber for en felles kommunal pasientjournal og løsninger som knytter helse-Norge bedre sammen. Det ble fastslått i konseptutvalgsutredningen (2018) «Én innbygger én journal», at det er behov for enklere og sikrere tilgang på pasientinformasjon slik at innbygger møter en helhetlig og samordnet sektor. Videre ble det slått fast at dagens løsninger er fragmenterte, lite intuitive og uten beslutningsstøtte og gode samhandlingsløsninger.

Arbeidet startet opp i 2019 og ledes av direktoratet for e-helse.  Forprosjektet skal gjennomføres i et tett samarbeid med KS, kommunesektoren, de regionale helseforetakene og andre sentrale aktører. I dette arbeidet er Stavanger kommune representert både i prosjektstyret, arbeidsgruppen for prosjektstrategi og i kjerneteamet.

Forprosjektet Akson har som formål å avklare hvordan realisering av helhetlig samhandling og felles kommunal journal skal gjennomføres.

Prosjekt MinSide

I 2019 ble det satt i gang et samarbeid med flere kommuner og KS om å videreutvikle KS sin nasjonale løsning for en «MinSide». Den enkelte deltakerkommune (Bergen, Bærum, Kristiansand og Stavanger) går inn med egne midler for å realisere prosjektet. Prosjektet skal bidra til å videreutvikle dagens MinSide med løsninger som bidrar til økt digital selvbetjening og som også skal gi en gevinst for kommunene.

Løsningene som utvikles skal være av høy kvalitet, både med hensyn til teknologi og anvendelse. Kommunene skal kunne ta ut en effekt av større grad av selvbetjening. Innbyggere, næringsliv og organisasjoner skal oppleve en enkel og sømløs kontaktflate mot oppgaver de skal løse.

Løsningen og integrasjonene som utvikles skal være i tråd med arkitekturprinsipper og sikre prinsippet om mer-innsyn i data knyttet til den enkelte bruker eller den brukeren representerer.

Prosjekt MinSide skal tilby innbyggerne muligheten til å lese digital post til og fra kommunen, se eiendomsinformasjon og gå videre til en rekke nasjonale tjenester fra for eksempel Skatteetaten, NAV og Husbanken.

Målet for samarbeidet er i første fase, at en i løpet av 2020 får på plass følgende løsninger: faktura, toveis dialog med kommunen, innsyn i saken(e) min(e). At flere kommuner går sammen om å løse felles utfordringer og utvikle det digitale tilbudet, er en «vinn-vinn» situasjon både for innbyggere, næringsliv, organisasjoner og ikke minst for kommunene selv.

Aktiv kommune

Aktiv kommune er en digital tjeneste mot innbyggere, lag og organisasjoner for utleie av lokaler og fasiliteter. Løsningen er videreutviklet som et konsept for kommuner– en produktpakke som inkluderer en digital løsning og standardiserer arbeidsprosesser, roller og funksjoner for utvikling, drift og innføring. Løsningen utvikles og driftes av kommunene Stavanger, Bergen, Ålesund og Øygarden hvor Stavanger kommune har rollen som systemforvalter. Andre kommuner er også invitert til å ta løsningen i bruk. Ni andre kommuner har så lang knyttet seg til løsningen.

Hovedaktivitetene i 2019 har blant annet vært etablering av innføringsmodell for nye kommuner, inkludert standardisering av løsning, arbeidsprosesser, prosedyrer og rammeverk. I tillegg har det også vært gjennomført andre ulike forbedrings -og utviklingstiltak innenfor den digitale løsningen.

Det er også flere andre pågående nasjonale prosjekter for å forbedre, utvikle og effektivisere ulike tjenester, blant annet gjennom bruk av felles digitale løsninger for kommune-Norge. Digisos er allerede tatt i bruk i 2018. I 2019 har det vært jobbet med å utvikle Digi-helse, Digi-helsestasjon og Digi-barnevern .

Internasjonale prosjekter – Horizon 2020

EU besluttet i 2019 støtte til H2020 – prosjektet AI4Cities. Gjennom dette prosjektet utfordrer kommunen, sammen med Helsinki, København, Amsterdam, Tallinn og Parisregionen, små og store næringslivsaktører til å utvikle nye og innovative løsninger, basert på kunstig intelligens, som kan redusere CO2 utslipp på områdene mobilitet og energi. De beste løsningene vil senere også bli testet i de ulike byene, deriblant Stavanger. Gjennom prosjektet støttes leverandørene med til sammen 4,7 millioner euro.

4.2.2 Forskning og utvikling

Etablering av interkommunalt samarbeid om forskning innen helse og omsorgstjenestene

Et kunnskapsløft for kommunehelsetjenesten er en av fem hovedprioriteringer for HelseOmsorg21-strategien. Strategien slår blant annet fast at det må være effektive og behovstilpassede tjenester for at flest mulig er friske lengst mulig. For å få til dette vil det kreve økt satsing på forskning, innovasjon og utdanning i kommunesektoren.

I den forbindelse ble det våren 2019 utgitt en rapport som foreslår styrking av kommunenes forskningsinnsats innen helse- og omsorg gjennom en nasjonal satsing med lokal forankring. Rapporten foreslår både en struktur for forskningen, samt forslag til mulige finansieringsmodeller (Rapport -Kommunenes strategiske forskningsorgan (KSF). Infrastruktur for forskning som foreslås opprettet innenfor helse og omsorgtjenestene i Norge består av tre nivåer; et nasjonalt organ, et samarbeidsorgan over flere fylker- tilsvarende helse foretakenes nedslagsfelt, og til slutt etablering av «klynge»-samarbeid mellom kommunene. Et klyngesamarbeid kan styrke kommunenes samlede forskningsinnsats og bidra til at ny kunnskap utvikles og tas i bruk i tjenestene. KS sentralt har vedtatt at de kan påta seg ansvaret for det nasjonale arbeidet.

Kommunedirektøren har i 2019 fulgt opp rapporten lokalt ved at det er tatt initiativ overfor de andre kommunene i Rogaland for å drøfte mulig «klyngesamarbeid» Rogaland. Stavanger har også tilbudt seg å lede dette samarbeidet.  Så langt er det positiv tilbakemelding fra kommunene om ønsket samarbeid om forskning innenfor helse og omsorg.  Rådmannsutvalget i KS- Rogaland støtter også Stavanger kommunes initiativ til etablering av et lokalt samarbeid.

Arbeidet med å etablere et lokalt klyngesamarbeid innenfor helse- og omsorgstjenestene fortsetter i 2020.

Forskning i kommunen og bruk av forskerkompetanse

Kommunen deltar i eller leder ulike forskningsprosjekter. Det er per i dag ingen samlet oversikt over den totale innsatsen og erfaringene innenfor forskningsområdet. Arbeidet med å lage et system for kartlegging starte opp i siste del av 2019 og vil fortsette inn i 2020. Det skal utvikles en digital løsning både for eksternt og internt bruk. I løsningen ser en for seg at alle pågående og evt. ferdigstilte prosjekter skal registreres gjennom kommunens felles digitale løsning.

Kommunen har i dag to pågående doktorgradsprosjekter (PhD) i egen regi. Et innenfor Helse og velferd og hvor prosjektets tittel er «Frisklivssentralen under lupen». Det andre prosjektet «Aktiv skole» er innenfor skoleområdet.  Etter planen skulle avhandlingene leveres i slutten av 2019. Dette er nå forskjøvet til første halvår 2020. Erfaringene viser at framdrift i denne type prosjekt ofte blir forsinket. Dette kan skyldes flere forhold, f. eks. kompleksiteten i prosjektet, antall tilgjengelige informanter, lang tid for godkjenning av artikler mv. Det vurderes nå om en fra 2020 skal gå fra treårig PhD forløp til fireårige.

Program for storbyrettet forskning

Programstyret for storbyrettet forskning (Program for storbyforskning) skal styrke storbyenes interesser og sikre at de er i stand til å løse oppgavene de er satt til å utføre. Kommunene Oslo, Bergen, Trondheim, Stavanger og Kristiansand samarbeider med KS om forsknings- og utviklingsprosjekter som er særlig relevante for storbyene.

Gjennomførte prosjekter i 2019:

FoU prosjektet «Samfunnsplanlegging i storbyene» ble sluttført i april 2019. Formålet med prosjektet var å gi et bedre grunnlag for god planpraksis, som vil kunne styrke den politiske og økonomiske styringsevne og gjennomføringskraft.

Et av de viktigste funnene er blant annet behovet for å styrke koblingen mellom kommuneplanen (samfunnsdel) og andre planer, blant annet handlings- og økonomiplanen. Stavanger kommune har fulgt opp prosjektet og brukt resultatene inn i arbeidet med ny kommuneplan. Det er gjort flere grep for å styrke kommuneplanens samfunnsdel som det overordnede styringsdokument for kommunen.  Det er blant annet tydeliggjort at handlings- og økonomiplanen (HØP) er og skal være handlingsplanen for kommuneplanens samfunnsdel. Det er også utarbeidet en overordnet planstruktur som kobler kommunens øvrige planer bedre opp mot kommuneplanens samfunnsdel og HØP. Målene i kommuneplanens samfunnsdel er lagt til grunn for handlings- og økonomiarbeid for 2020-2023.

Digitalisering av arbeidsprosesser og konsekvenser for storbyene

Denne FoU-rapporten inneholder en kunnskapsoppsummering om digitalisering i storbykommunene. Hensikten med arbeidet har vært å innhente og sammenstille kunnskap som skal gjøre kommunene bedre i stand til å realisere mulighetene knyttet til digitalisering. I tillegg til selve rapporten er det også utarbeidet et vedlegg som er en oppsummering av ulike teknologiområder som kan være særlig relevante for storbyene. Her fremkommer det også en vurdering av hvilke teknologiske løsninger som er anvendbare på nåværende tidspunkt. Rapporten ble publisert i slutten av 2019 og vil bli fulgt opp i 2020. Rapporten kan bli et nyttig dokument i arbeidet med å utvikle den digitale kompetansen i organisasjonen.

Menneskehandel i arbeidslivet  

Rapporten ble publisert i desember 2019. Den diskuterer hva menneskehandel i arbeidslivet er og avgrensningen mot andre begrep som er vanlige å bruke om utnytting i arbeidslivet. For å avdekke menneskehandel i arbeidslivet er det for eksempel behov for mer kunnskap hos ulike tilsynsmyndigheter.  Det er under planlegging lokal formidling av rapporten. Denne rapporten kan være et viktig bidrag til å øke kompetansen innen dette komplekse fagområde.