4.1 Arbeidet med nye Stavanger kommune
I løpet av 2019 er administrativ organisering endret og alle medarbeidere, mange med nye oppgaver, er innplassert i ny organisasjon. I arbeidet med å bli en ny organisasjon er felles visjon og verdier et verktøy for å skape felles identitet og kultur. Med dette som bakgrunn gjennomførte kommunedirektøren i 2019 en prosess for å etablere ny visjon og nye verdier for nye Stavanger kommune. Dette arbeidet fortsetter inn i 2020.
Arbeidet med å tilrettelegge for etableringen av nye Stavanger kommune stod sentralt i 2019. I den forbindelse har rutiner, regler og prosedyrer knyttet til personalforvaltning, og helse, miljø og sikkerhet (HMS) blitt gjennomgått for å forbedre og harmonisere disse.
4.2 Forbedrings-, utviklings- og innovasjonsarbeid
Stavanger kommune har over tid hatt oppmerksomhet på å styrke kommunens innovasjons- og utviklingsarbeid. I forbindelse med etablering av den nye kommunen ble det opprettet et nytt stabs- og støtteområde; Innovasjon og støttetjenester med en egen avdeling for Innovasjon og digitalisering. Avdelingen har ansvar for å være en pådriver for innovasjon, forskning og utvikling (FoU), digitalisering, systematisk forbedringsarbeid og gevinstrealisering. Avdelingen startet delvis opp i slutten av 2019 og er i full drift fra 1.1.2020.
4.2.1 Det digitale skiftet – som en del av kommunens forbedrings- og innovasjonsarbeid
I løpet av 2019 har resultatene av flere års arbeid i kommunen med å tilrettelegge for digitalisering av ulike prosesser eller systemer begynt å materialisere seg. Dette gjelder innenfor alle tjenesteområder i organisasjonen.
Gjennom året er det også startet opp flere nye utviklingsprosjekter, spesielt innenfor digitaliserings-området. Stavanger kommune deltar aktivt og tar en rolle, både lokalt og nasjonalt, i arbeidet med å utvikle nye digitale og innovative løsninger for kommunesektoren. Utviklings – og innovasjonsarbeid krever kapasitet, styrke, og kompetanse. Som følge av dette øker behovet for mer samarbeid på tvers av kommunegrensene både lokalt og nasjonalt.
Arbeidet med å etablere et rammeverk for porteføljestyring som skal sikre en standardisert og profesjonell gjennomføring av digitaliserings- og innovasjonsprosjekter i kommunen, startet opp i slutten av 2019.
Porteføljestyringsmodellen skal også bidra til at kommunen oppnår de strategiske målene, og at vi styrer i samme retning på digitaliseringsområdet. Felles verktøy og støtte til organisasjonen står sentralt. Arbeidet vil fortsette i 2020.
Lokale forbedrings, utviklings- og innovasjonsprosjekter
IT-migrering – ny kommune med felles IT system
I forbindelse med etablering av den nye kommune har det vært gjennomført et omfattende prosjekt for å samordne alle datasystemene i de tre kommunene til felles systemer i den nye kommunen. Prosjektet har vært definert som et av de viktigste IT- relaterte prosjektet i 2019 og hvor store ressurser har gått med i arbeidet. God prosjektstyring og innsats på flere områder har vært avgjørende for å lykkes i arbeidet. Store mengder data er blitt flyttet, slik at data som før lå i tre forskjellige fagsystemer nå er samlet i felles fagsystem for den nye kommunen. En viktig suksessfaktor for å klare overgangen fra tre til en kommune på en god måte har vært at prosjektet tok i bruk nye, innovative måter å jobbe på. Robotteknologi bidro til høyere kvalitet på arbeidet og reduserte tids- og ressursbruken betydelig. Det førte også til at kostnadene ble langt lavere enn forventet.
Public Oppvekst
Nytt digitalt fag/arkiv system «Public Oppvekst» ble innført i alle skolene og barnehagene i Stavanger i løpet av siste halvdel av 2019. Formålet med å innføre et nytt fagsystem er å samle all barnedokumentasjon fra barnehage og skole i et system i sikker sone. Alle barn har digitale barne- og elevmapper. Dette er et av de største omstillingsprosjektene i kommunedirektørens prosjektportefølje. Det har vært gjennomført kurs og informasjonsmøter for rundt 3000 nye brukere før oppstart og bruken av systemet er nå godt i gang. Det har vært gjennomført et betydelig arbeid med utvikling av nye prosesser via roboter og integrasjoner som skal sikre at dokumentasjonen tas vare på og gjenbrukes.
Datasjø
En datasjø er en metode for lagring av alle former for data og kan sammenliknes med et sentralt datalager for alle typer data: strukturerte og ustrukturerte, både dokumenter og logger, bilder, lyd og video. En datasjø vil være en kilde til alle data innenfor et område med mulighet for tilgang for flere, og et verktøy for effektivisering; læring, planlegging, utforsking av muligheter og et viktig grunnlag for maskinlæring og kunstig intelligens. En datasjø kan bygges internt i en virksomhet eller som en felles løsning for flere virksomheter – eller for en hel sektor. En datasjø kan legge til rette for effektiv og standardisert datadeling, med sikre tilgangsmekanismer.
Videreutvikling av kommunens datasjø
I løpet av 2019 har kommunen ferdigstilt et pilotprosjekt knyttet til kommunens datasjø-plattform. Denne teknologien gjør det mulig å analysere større og mer komplekse datamengder både hurtigere og mer nøyaktig enn tidligere. Data fra alle relevante fagsystemer og andre kilder kan overføres datasjøen for analyse, gjenbruk og rapportering. Rammeverk og infrastruktur med utviklings- og produksjonsmiljø er nå etablert. Arbeidet med å kartlegge datafangst er startet og vil bli en kontinuerlig aktivitet i overskuelig fremtid.
Utbygging av trådløst nettverk i kommunens organisasjon
Det må sørges for at hele nye Stavanger har det samme grunnlaget for å videreutvikle gode tjenester. Alle lokasjoner skal derfor ha nettverkstilgang, og det er dessuten vedtatt at skoler, barnehager, sykehjem og bofellesskap skal ha trådløst nett. Trådløst nett gir økt fleksibilitet og effektivitet, og er en forutsetning for å kunne ta i bruk store deler av ny fremtidsrettet teknologi. For eksempel kan velferdsteknologi tas i bruk selv om beboerne beveger seg rundt på sykehjemmet, og trådløse enheter kan benyttes der barna befinner seg – integrert i læringsmiljø både ute og inne. Med tilgjengelig nett også utenfor kontoret har en tilgang til ny og oppdatert kunnskap som kan benyttes i mange ulike situasjoner.
I 2019 ble det gjennomført et prosjekt for å etablere trådløst nett i alle barnehager og skolefritidsordninger (SFO) i Stavanger. Prosjektet sluttføres første kvartal 2020. Tidligere har kommunen satt opp trådløst nett på alle barne- og ungdomsskolene. Dette er viktige tiltak for at kommunens barn og unge skal kunne bruke ulike digitale verktøy og elektroniske læremidler, som for eksempel Chromebook, i skolen.
I 2019 ble det også startet et eget prosjekt med mål om å harmonisere nettverket på Rennesøy og Finnøy til samme nivå som Stavanger. Skoler, barnehager og sykehjem er prioritert. På slutten av året var omtrent 90% av aktuelle lokasjoner gjennomført – det gjenstår en idrettshall og et lager. Prosjektet sluttføres i 2020.
Den demografiske utviklingen gjør det viktig å legge til rette for bruk av velferdsteknologi og smarthusteknologi. Dette forutsetter lett tilgjengelig nettverk. Satsingen fortsetter videre utover i planperioden. Stavanger kommune er godt i gang med implementeringen av velferdsteknologi. I 2019 ble flere nye løsninger testet og tatt i bruk, blant annet sensorteknologi, kommunikasjonsverktøy og roboter. Løsningene bidrar til effektivisering av arbeidsprosesser og trygghet for brukerne.
Videreutvikling og forbedring av kommunens lønns- og personalssystem
I løpet av 2019 har det vært gjennomført et betydelig forbedringsarbeids- og utviklingsarbeid i kommunes lønns- og personalsystem. For å identifisere mulige forbedringsområder er det benyttet LEAN som er en metode for systematisk kvalitets- og forbedringsarbeid. Flere funksjonaliteter er fornyet og som forventes å være mer effektive i bruk, eks. oppgradering av rekrutteringsmodul og ny reise -og utleggsmodul. Systemet inneholder også en oversikt over styringsstrukturen i organisasjonen. Denne er gjennomgått og forbedret slik at det er enklere å gjøre endringer ved omorganiseringer eller av ledere. Det er også etablert ulike integrasjoner med andre systemer som er viktig for lederne i deres arbeid, som for eksempel digital løsning for virksomhetsstyring.
Kommunale innovasjonsprosjekt
Innbyggerservice har jobbet med to prosjekter, hvor det ene gikk på å innføre en chatbot (KommuneKari) i kombinasjon med automatisert saksbehandling av en pilotprosess.
Det andre prosjektet hos innbyggerservice var videreføring av Aktiv kommune slik at også privatpersoner, i tillegg til lag og foreninger kan ta i bruk kommunens lokaler.
Byggesak fikk tildelt midler for å jobbe med forenkling og automatisering av byggesaksbehandlinger.
By- og samfunnsplanlegging fikk midler til å se på hvordan kommunen bedre kan legge til rette for mer treffsikre prosesser i forvaltningen av utlyste midler, i tillegg til å starte arbeidet med å se på en digital løsning for å styre alt relevant rundt saksbehandling av disse midlene.
I prosjektet IKART, interkommunalt ambulant rehabiliteringsteam, ønsker Helsehuset å bygge bro mellom kommunen og spesialisthelsetjenesten ved å gi intensiv tverrfaglig oppfølging av yngre personer som ikke får gode nok rehabiliteringstjenester etter akuttfase og utskrivning fra sykehus.
Helsehuset ble også tildelt midler til prosjektet Måltidsvenn. Dette var et samarbeid mellom utviklingssenter for sykehjem og hjemmetjenester, frisklivssentralen, Hundvåg og Storhaug hjemmebaserte tjenester og universitetet i Stavanger for å finne, kurse og støtte frivillige som kunne fungere som måltidsvenner hos eldre aleneboende.
Fagstab barnehage ble tildelt midler til prosjekt VIBA hvor formålet er å tilpasse og ta i bruk et vurderingsverktøy for å måle innholds kvalitet i barnehagene. Dette er et banebrytende arbeid som strekker seg over flere år.
I fagstab skole ble de tildelt midler til å kvalitetssikre kommunens satsning på IKT i skolen, hvor en gruppe ressurspersoner ble frikjøpt til å drive kursvirksomhet og støtte opp under utviklingsarbeidet innen IKT.
Kommunen har en uttalt strategi om å automatisere arbeidsprosesser, blant annet gjennom bruk av robotisering (RPA). For å sikre gjennomføringskraft rundt RPA arbeidet ble IT tildelt midler for å kunne utvikle roboter til bruk i identifiserte arbeidsprosesser.
Kommunale – interne innovasjons- og utviklingsprosjekter
Kommunen ønsker kontinuerlig å stimulere til innovasjons- og utviklingsprosjekter som skal gi merverdi for innbyggere, brukere og ansatte. I 2019 ble det tildelt kr 5 millioner fordelt på 9 prosjekter jf. sak 36/18 i kommunalstyret for administrasjon den 20. november 2018.
Prosjektene som fikk tildelt midler for 2019 har et bredt spekter av problemstillinger og løsninger. Flere av prosjekter er innrettet mot å utvikle digitale verktøy for å forenkle, forbedre ulike typer prosesser som gir mer tilgjengelighet for innbyggere, brukere eller ansatte. Andre prosjekter har fokus på kvalitet i tjenesteutvikling.
Interkommunale prosjekter og samarbeid i utviklings -og innovasjonsarbeid
Digi Rogaland – er et samarbeid blant alle Rogalands 23 kommuner om felles digitale løsninger for innbyggerne i Rogaland.
Sekretariatet i Digi Rogaland er lokalisert i Stavanger kommune og kommunedirektøren i Stavanger er leder av styringsgruppen.
Sekretariatet forvalter den samlede porteføljen av nasjonale og regionale tiltak og prosjekter på vegne av styringsgruppen. Stavanger kommune har på vegne av Digi Rogaland fått tildelt kr 3 mill. av Fylkesmannen i Rogaland til kommunale innovasjons- og fornyingsprosjekt for 2019. Fylkesmannen ser at utviklingen av nye digitale løsninger er viktig, men ressurskrevende, og at kommunene står overfor felles utfordringer på dette feltet. I juni 2019 ble strategien for Digi Rogaland godkjent, og nå jobbes det med operasjonalisering av denne.
Prosjektet «IKART» Utvikling og etablering av interkommunalt ambulant rehabiliteringstjeneste.
Her prøves det ut nye tjenestemodeller gjennom et samarbeid mellom kommunene i Sør- Rogaland og Stavanger Universitetssykehus. Prosjektet er en satsing på en interkommunal ambulant rehabiliteringstjeneste (IKART) for voksne mellom 18 og 67 år som trenger intensiv og kompetent rehabilitering i hjemkommunen etter utskriving fra sykehus. En tar i bruk en helt ny og bred tverrfaglig modell som er avhengig av at mange aktører på ulike helsetjenestenivå og fra ulike kommuner over et større geografisk område samarbeider tett. Gode overganger i forløpet påvirker utfallet av rehabiliteringen til den enkelte og er derfor av stor betydning. Samtidig må rehabiliteringstilbudene drives innen forsvarlige rammer med tanke på ressursbruk.
KommIT-rådet
KommIT-rådet er et rådgivende organ i KS innen digitalisering og smart bruk av teknologi. Rådet er sammensatt av representanter fra kommunene. Rådet skal bidra til utvikling av felles løsninger og ivareta kommunesektorens interesser.
Rådet behandler blant annet nasjonale prosjekter som har søkt om støtte fra finansieringsordningen for digitale fellesprosjekter. KommIT-rådets anbefaling sendes KS som tar den endelige beslutninger.
Deltakelse i nasjonale utviklingsprosjekter
Stavanger er en aktiv part i flere nasjonale prosjekter for å forenkle og forbedre arbeidsprosesser internt i kommunen og for å forenkle innbyggernes kontakt med kommunen.
Kommunen har påtatt seg et ansvar for å delta i disse nasjonale prosjektene for å bidra til fellesløsninger for hele kommune-Norge. Stavanger kommune har i perioden deltatt som fast medlem i KS’ digitaliseringsutvalg som er saksforberedende utvalg for KommIT-rådet.
Akson
Målet med Akson er å gi innbyggere tryggere og bedre helsetjenester gjennom digitale verktøy som støtter arbeidshverdagen til helsepersonell. Akson er både et tiltak som skal gi ny journalløsning for kommunale helse- og omsorgstjenester og løsninger som knytter fastlege, legevakt, hjemmetjenester og andre tjenester bedre sammen med resten av helse-Norge.
«Én innbygger -én journal»
«Prosjekt Akson» er et nasjonalt prosjekt som jobber for en felles kommunal pasientjournal og løsninger som knytter helse-Norge bedre sammen. Det ble fastslått i konseptutvalgsutredningen (2018) «Én innbygger én journal», at det er behov for enklere og sikrere tilgang på pasientinformasjon slik at innbygger møter en helhetlig og samordnet sektor. Videre ble det slått fast at dagens løsninger er fragmenterte, lite intuitive og uten beslutningsstøtte og gode samhandlingsløsninger.
Arbeidet startet opp i 2019 og ledes av direktoratet for e-helse. Forprosjektet skal gjennomføres i et tett samarbeid med KS, kommunesektoren, de regionale helseforetakene og andre sentrale aktører. I dette arbeidet er Stavanger kommune representert både i prosjektstyret, arbeidsgruppen for prosjektstrategi og i kjerneteamet.
Forprosjektet Akson har som formål å avklare hvordan realisering av helhetlig samhandling og felles kommunal journal skal gjennomføres.
Prosjekt MinSide
I 2019 ble det satt i gang et samarbeid med flere kommuner og KS om å videreutvikle KS sin nasjonale løsning for en «MinSide». Den enkelte deltakerkommune (Bergen, Bærum, Kristiansand og Stavanger) går inn med egne midler for å realisere prosjektet. Prosjektet skal bidra til å videreutvikle dagens MinSide med løsninger som bidrar til økt digital selvbetjening og som også skal gi en gevinst for kommunene.
Løsningene som utvikles skal være av høy kvalitet, både med hensyn til teknologi og anvendelse. Kommunene skal kunne ta ut en effekt av større grad av selvbetjening. Innbyggere, næringsliv og organisasjoner skal oppleve en enkel og sømløs kontaktflate mot oppgaver de skal løse.
Løsningen og integrasjonene som utvikles skal være i tråd med arkitekturprinsipper og sikre prinsippet om mer-innsyn i data knyttet til den enkelte bruker eller den brukeren representerer.
Prosjekt MinSide skal tilby innbyggerne muligheten til å lese digital post til og fra kommunen, se eiendomsinformasjon og gå videre til en rekke nasjonale tjenester fra for eksempel Skatteetaten, NAV og Husbanken.
Målet for samarbeidet er i første fase, at en i løpet av 2020 får på plass følgende løsninger: faktura, toveis dialog med kommunen, innsyn i saken(e) min(e). At flere kommuner går sammen om å løse felles utfordringer og utvikle det digitale tilbudet, er en «vinn-vinn» situasjon både for innbyggere, næringsliv, organisasjoner og ikke minst for kommunene selv.
Aktiv kommune
Aktiv kommune er en digital tjeneste mot innbyggere, lag og organisasjoner for utleie av lokaler og fasiliteter. Løsningen er videreutviklet som et konsept for kommuner– en produktpakke som inkluderer en digital løsning og standardiserer arbeidsprosesser, roller og funksjoner for utvikling, drift og innføring. Løsningen utvikles og driftes av kommunene Stavanger, Bergen, Ålesund og Øygarden hvor Stavanger kommune har rollen som systemforvalter. Andre kommuner er også invitert til å ta løsningen i bruk. Ni andre kommuner har så lang knyttet seg til løsningen.
Hovedaktivitetene i 2019 har blant annet vært etablering av innføringsmodell for nye kommuner, inkludert standardisering av løsning, arbeidsprosesser, prosedyrer og rammeverk. I tillegg har det også vært gjennomført andre ulike forbedrings -og utviklingstiltak innenfor den digitale løsningen.
Det er også flere andre pågående nasjonale prosjekter for å forbedre, utvikle og effektivisere ulike tjenester, blant annet gjennom bruk av felles digitale løsninger for kommune-Norge. Digisos er allerede tatt i bruk i 2018. I 2019 har det vært jobbet med å utvikle Digi-helse, Digi-helsestasjon og Digi-barnevern .
Internasjonale prosjekter – Horizon 2020
EU besluttet i 2019 støtte til H2020 – prosjektet AI4Cities. Gjennom dette prosjektet utfordrer kommunen, sammen med Helsinki, København, Amsterdam, Tallinn og Parisregionen, små og store næringslivsaktører til å utvikle nye og innovative løsninger, basert på kunstig intelligens, som kan redusere CO2 utslipp på områdene mobilitet og energi. De beste løsningene vil senere også bli testet i de ulike byene, deriblant Stavanger. Gjennom prosjektet støttes leverandørene med til sammen 4,7 millioner euro.
4.2.2 Forskning og utvikling
Etablering av interkommunalt samarbeid om forskning innen helse og omsorgstjenestene
Et kunnskapsløft for kommunehelsetjenesten er en av fem hovedprioriteringer for HelseOmsorg21-strategien. Strategien slår blant annet fast at det må være effektive og behovstilpassede tjenester for at flest mulig er friske lengst mulig. For å få til dette vil det kreve økt satsing på forskning, innovasjon og utdanning i kommunesektoren.
I den forbindelse ble det våren 2019 utgitt en rapport som foreslår styrking av kommunenes forskningsinnsats innen helse- og omsorg gjennom en nasjonal satsing med lokal forankring. Rapporten foreslår både en struktur for forskningen, samt forslag til mulige finansieringsmodeller (Rapport -Kommunenes strategiske forskningsorgan (KSF). Infrastruktur for forskning som foreslås opprettet innenfor helse og omsorgtjenestene i Norge består av tre nivåer; et nasjonalt organ, et samarbeidsorgan over flere fylker- tilsvarende helse foretakenes nedslagsfelt, og til slutt etablering av «klynge»-samarbeid mellom kommunene. Et klyngesamarbeid kan styrke kommunenes samlede forskningsinnsats og bidra til at ny kunnskap utvikles og tas i bruk i tjenestene. KS sentralt har vedtatt at de kan påta seg ansvaret for det nasjonale arbeidet.
Kommunedirektøren har i 2019 fulgt opp rapporten lokalt ved at det er tatt initiativ overfor de andre kommunene i Rogaland for å drøfte mulig «klyngesamarbeid» Rogaland. Stavanger har også tilbudt seg å lede dette samarbeidet. Så langt er det positiv tilbakemelding fra kommunene om ønsket samarbeid om forskning innenfor helse og omsorg. Rådmannsutvalget i KS- Rogaland støtter også Stavanger kommunes initiativ til etablering av et lokalt samarbeid.
Arbeidet med å etablere et lokalt klyngesamarbeid innenfor helse- og omsorgstjenestene fortsetter i 2020.
Forskning i kommunen og bruk av forskerkompetanse
Kommunen deltar i eller leder ulike forskningsprosjekter. Det er per i dag ingen samlet oversikt over den totale innsatsen og erfaringene innenfor forskningsområdet. Arbeidet med å lage et system for kartlegging starte opp i siste del av 2019 og vil fortsette inn i 2020. Det skal utvikles en digital løsning både for eksternt og internt bruk. I løsningen ser en for seg at alle pågående og evt. ferdigstilte prosjekter skal registreres gjennom kommunens felles digitale løsning.
Kommunen har i dag to pågående doktorgradsprosjekter (PhD) i egen regi. Et innenfor Helse og velferd og hvor prosjektets tittel er «Frisklivssentralen under lupen». Det andre prosjektet «Aktiv skole» er innenfor skoleområdet. Etter planen skulle avhandlingene leveres i slutten av 2019. Dette er nå forskjøvet til første halvår 2020. Erfaringene viser at framdrift i denne type prosjekt ofte blir forsinket. Dette kan skyldes flere forhold, f. eks. kompleksiteten i prosjektet, antall tilgjengelige informanter, lang tid for godkjenning av artikler mv. Det vurderes nå om en fra 2020 skal gå fra treårig PhD forløp til fireårige.
Program for storbyrettet forskning
Programstyret for storbyrettet forskning (Program for storbyforskning) skal styrke storbyenes interesser og sikre at de er i stand til å løse oppgavene de er satt til å utføre. Kommunene Oslo, Bergen, Trondheim, Stavanger og Kristiansand samarbeider med KS om forsknings- og utviklingsprosjekter som er særlig relevante for storbyene.
Gjennomførte prosjekter i 2019:
FoU prosjektet «Samfunnsplanlegging i storbyene» ble sluttført i april 2019. Formålet med prosjektet var å gi et bedre grunnlag for god planpraksis, som vil kunne styrke den politiske og økonomiske styringsevne og gjennomføringskraft.
Et av de viktigste funnene er blant annet behovet for å styrke koblingen mellom kommuneplanen (samfunnsdel) og andre planer, blant annet handlings- og økonomiplanen. Stavanger kommune har fulgt opp prosjektet og brukt resultatene inn i arbeidet med ny kommuneplan. Det er gjort flere grep for å styrke kommuneplanens samfunnsdel som det overordnede styringsdokument for kommunen. Det er blant annet tydeliggjort at handlings- og økonomiplanen (HØP) er og skal være handlingsplanen for kommuneplanens samfunnsdel. Det er også utarbeidet en overordnet planstruktur som kobler kommunens øvrige planer bedre opp mot kommuneplanens samfunnsdel og HØP. Målene i kommuneplanens samfunnsdel er lagt til grunn for handlings- og økonomiarbeid for 2020-2023.
Digitalisering av arbeidsprosesser og konsekvenser for storbyene
Denne FoU-rapporten inneholder en kunnskapsoppsummering om digitalisering i storbykommunene. Hensikten med arbeidet har vært å innhente og sammenstille kunnskap som skal gjøre kommunene bedre i stand til å realisere mulighetene knyttet til digitalisering. I tillegg til selve rapporten er det også utarbeidet et vedlegg som er en oppsummering av ulike teknologiområder som kan være særlig relevante for storbyene. Her fremkommer det også en vurdering av hvilke teknologiske løsninger som er anvendbare på nåværende tidspunkt. Rapporten ble publisert i slutten av 2019 og vil bli fulgt opp i 2020. Rapporten kan bli et nyttig dokument i arbeidet med å utvikle den digitale kompetansen i organisasjonen.
Menneskehandel i arbeidslivet
Rapporten ble publisert i desember 2019. Den diskuterer hva menneskehandel i arbeidslivet er og avgrensningen mot andre begrep som er vanlige å bruke om utnytting i arbeidslivet. For å avdekke menneskehandel i arbeidslivet er det for eksempel behov for mer kunnskap hos ulike tilsynsmyndigheter. Det er under planlegging lokal formidling av rapporten. Denne rapporten kan være et viktig bidrag til å øke kompetansen innen dette komplekse fagområde.
4.3 Ledelse og ledelsesutvikling
Implementeringen av ledelsesprinsippene ble påbegynt høsten 2019. De er også tatt inn som del av lederutviklingsprogrammet for kommunens øverste ledelse (kommunedirektør, direktører, avdelingssjefer/kommunalsjefer) som startet våren 2019. Programmet består av fellessamlinger, og utviklingsaktiviteter i læringsgrupper mellom samlingene. Tema for fellessamlingene er ledere for framtiden, effektive ledergrupper, samhandling på tvers, kultur og ledelse og ledelse i ny kommune. Målet med lederutviklingsprogrammet er å videreutvikle dyktig lederskap for å nå mål om god kvalitet på tjenestene, tillit hos innbyggere, godt arbeidsmiljø, effektiv ressursutnyttelse, nytenkning og innovasjon.
I 2019 startet et prosjekt for å utarbeide framtidens lederopplæring. I dette arbeidet defineres grunnleggende kompetanser som er felles for alle ledere. Lederopplæring skal i fremtiden gis enten ved e-læring, ved samlinger, eller en kombinasjon av e-læring og samling. Hver leder vil nå også få sin egen digitale opplæringsplan. Det vil bidra til bedre oversikt over gjennomførte kompetansetiltak og styrke oppfølgingsarbeidet av den enkelte leder. I siste kvartal 2019 startet arbeidet med å produsere e-læringskurs. Prosjektet gjennomføres i løpet av 2020.
Eksisterende lederopplæring er gjennomført som tidligere i 2019. Denne opplæringen fases først ut når den nye lederopplæringen er implementert.
4.4 Økt arbeidsdeltakelse
Økt arbeidsdeltakelse vil være avgjørende for fremtidens tjenesteleveranser. Gjennom at ansatte øker sin stillingsprosent, øker nærværet og utsetter pensjonsalderen kan vi nå målsettingen om økt arbeidsdeltakelse.
Heltid/deltid
Stavanger kommune har som mål at 80 % av alle ansatte skal ha 80 prosent stilling eller mer. I 2019 har 72 prosent av alle ansatte en stillingsstørrelse på 80 prosent eller mer. Dette er stabilt fra 2017 og 2018. Det er større andel menn enn kvinner som har 100 prosent stilling. Både i 2019 og 2018 gjelder det 67 prosent av mennene og 60 prosent av kvinnene. Samlet sett jobber 61 prosent av ansatte i Stavanger kommune i 100 prosent stilling. Ifølge KS jobber 51 prosent av de ansatte i kommunene heltid (100 prosent) i 2019, men det er store forskjeller mellom de ulike tjenesteområdene når det gjelder heltidsandel og gjennomsnittlig stillingsstørrelse. Det er også tilfelle i Stavanger kommune.
Tjenesteområdet helse og velferd har lavest andel ansatte i heltidsstillinger (80 prosent stilling eller mer). I 2019 utgjør dette 54 prosent av de ansatte, fordelt på 55 prosent av kvinnene og 52 prosent av mennene. Alle tall er stabile fra 2018.
Deltidsandelen er størst blant ansatte uten relevant utdanning. En satsing på kvalitet i tjenestene medfører at ufaglært arbeidskraft begrenses i den grad det er mulig. Det er i hovedsak blant ufaglærte det forekommer ufrivillig deltid. Gjennom stipendordningen tilrettelegger Stavanger kommune for at fast ansatte kan ta relevant fagutdanning, og slik øke sin stillingsprosent. I personalrutinene er det et eget punkt om reduksjon av uønsket deltid som beskriver hvilke overordnede retningslinjer Stavanger kommune har.
Helse og velferd gir døgnbaserte tjenester, flertallet innenfor dette tjenesteområdet arbeider dermed i turnus. Noen stillingstyper, f.eks. rene nattstillinger betraktes som helsemessig belastende, slik at det ikke er anbefalt å jobbe i full stilling.
Av de 1024 ansatte (24 prosent) innenfor helse og velferd som har stillingsstørrelse mellom 0,1 og 39,9 prosent utgjør ansatte i stillinger uten krav til utdanning 55 prosent. Ansatte i studentstillinger utgjør 25 prosent. Disse kombinerer en deltidsstilling med studier og vil ikke ha mål om full stilling. Stavanger kommune har ulike ordninger for å stimulere ansatte til å ta fagutdanning, se punkt om kompetanseutvikling.
Økt innsats for å redusere sykefraværet og øke nærværet
IA-avtalen 2019-2022 gjelder for hele arbeidslivet. Avtalen skal bidra til å skape et arbeidsliv med plass til alle gjennom å forebygge sykefravær og frafall og på denne måten bidra til å øke sysselsettingen/arbeidsdeltakelsen. Innsatsbransjene i kommunal sektor er barnehager og sykehjem. Gjennom kommunedirektørens forsterkede innsats i prosjekt «Sammen for redusert sykefravær» blir innsatsområdene ivaretatt. Forsterket innsats innebærer også et tett samarbeid med BHT og NAV arbeidslivssenter, som ivaretar IA-avtalens innsats på forebyggende arbeidsmiljø og innsats mot lange og/eller hyppig gjentakende fravær. Sykefraværsprosjektet ble etablert i 2019 etter vedtak i kommunalstyret for administrasjon i desember 2018.
Det er avsatt dedikerte ressurser til prosjektet som skal jobbe målrettet med virksomhetsområder med høyt sykefravær. Arbeidet med å forankre og konkretisere prosjektet startet i første kvartal 2019. Første pulje som startet sommeren 2019 består av 13 virksomheter innenfor barnehageområdet. Sykefraværstallene viser så langt at virksomhetene som deltar i prosjektet har en positiv utvikling i langtidsfraværet sammenliknet med virksomhetene innenfor barnehageområdet som ikke er med i prosjektet. Når vi sammenlikner sykefraværstallene andre halvår 2018 med andre halvår 2019 så har virksomhetene som deltar i prosjektet hatt en nedgang i sykefraværet på 2,9 prosentpoeng, mens øvrige virksomheter innenfor barnehageområdet har hatt en økning på 0,9 prosentpoeng. Resultatene må tolkes med varsomhet da prosjektet er i en tidlig fase.
Det er besluttet at sykehjemsområdet skal være med i andre pulje av sykefraværsprosjektet. Forberedelsene til dette arbeidet startet opp i andre halvår 2019.
Hyppig korttidsfravær
Hyppig korttidsfravær defineres i Stavanger kommune som 4 korttidsfravær i løpet av de siste 6 mnd. Korttidsfravær defineres som fravær på mindre enn 16 dager.
I løpet av 2019 har sykefraværsprosessen blitt kartlagt og evaluert. Resultatet av dette er at det har blitt designet en ny prosessbeskrivelse i rutinen for oppfølging av den sykemeldte. Det blir nå stilt større krav til systematisk oppfølging av ansatte med hyppig korttidsfravær og ansatte som har passert maksdato for sykepenger. En tydeliggjøring av leders oppfølgingsansvar ved korttidsfravær vil bidra til at arbeidsgiver kommer tidligere inn i enkeltsaker. Målet er at de nye rutinene skal bidra til en mer effektiv og kvalitativ god prosess i sykefraværsarbeidet.
Sykefraværsutviklingen
Stavanger kommune har en målsetting om at sykefraværet skal være på 6,0 prosent eller lavere per år for kommunen samlet. Et lavt sykefravær er viktig, både for arbeidsmiljøet, økonomien og tjenesteleveransene. Sykefraværet i 2019 er på 8,1 prosent, og har dermed gått ned 0,2 prosentpoeng fra 2018. Sykefraværet har vært stigende fra 2013, men viser nå en nedadgående trend. Nedgangen i 2019 er knyttet til reduksjon i langtidsfravær i 4. kvartal 2019.
Sykefraværet har naturlige og kjente sesongvariasjoner, se figur 4.4. Influensasesongen nådde sin topp i uke 7 og er en medvirkende årsak til høyt sykefravær i første tertial 2019. Influensautbruddene de første månedene i 2019 nådde kun middels intensitet, noe som sammen med 4 prosent høyere vaksinasjonsdekning for sesonginfluensa, kan være med å forklare et lavere sykefravær i første tertial 2019 sammenliknet med tilsvarende periode i 2018.
Tilgjengelige tall fra ASSS-kommunene 1 viser en variasjon i sykefraværet mellom 6,8 prosent og 10,0 prosent. Blant storbyene med oppdaterte data for 2019 har tre kommuner redusert sykefraværet sammenliknet med 2018, mens to kommuner har samme resultat. Bærum (6,8 prosent), Sandnes (7,7 prosent), Kristiansand (7,9 prosent) og Oslo (8,0 prosent) er kommuner med et lavere sykefravær enn Stavanger i 2019 (8,1 prosent). Drammen kommune mangler pr dags dato oppdaterte tall og er derfor ikke med i sammenlikningsgrunnlaget.
Sykefraværsutviklingen i tjenesteområdene
I 2019 har det vært en nedgang i sykefraværet i de fleste tjenesteområdene. Unntaket er Oppvekst og utdanning og By- og samfunnsplanlegging, som har hatt stabilt sykefravær fra 2018 til 2019.
Kommunens samlede mål om sykefravær på 6 prosent eller lavere er differensiert for de ulike virksomhetsområdene. Kontorarbeidsplasser har målkrav 4,5 prosent, skoler har 6 prosent og barnehage og sykehjem har 7,5 prosent. Figur 6 viser sykefraværet i utvalgte virksomhetsområder, samt for lærlinger, for 2017, 2018 og 2019.
Lærlingene og hjemmebaserte tjenester fortsetter nedgangen i sykefraværet med henholdsvis 0,8 og 0,9 prosentpoeng fra 2018 til 2019.
Sykehjemmene har hatt en jevn økning i sykefraværet siste tre år. Det er ingen av sykehjemmene som er innenfor måltallet på 7,5 prosent i 2019, mot ett sykehjem som var innenfor måltallet i 2018. Fire sykehjem ble i 2019 valgt ut til å være med i andre pulje av sykefraværsprosjektet «Sammen for redusert sykefravær».
Barnehageområdet hadde en økning i sykefraværet fra 2017 til 2018, men en nedgang på 0,7 prosentpoeng fra 2018 til 2019. Dette har ført til at det er 28 prosent av barnehagevirksomhetene som er innenfor måltallet på 7,5 prosent, mot 11 prosent i 2018 og 76 prosent i 2017. Dette er en positiv utvikling, og er knyttet til en nedgang i langtidsfraværet.
Skolene har de siste tre årene hatt en jevn økning i sykefraværet. Økningen fra 2018 til 2019 er på 0,2 prosentpoeng. Blant ungdomsskolene er det 85 prosent av skolene som er innenfor måltallet på 6 prosent. Dette er en positiv utvikling fra 54 prosent i 2017 og 69 prosent i 2018. Tilsvarende tall for barneskolene viser at det kun er 7 prosent av skolene som er innenfor målkravet på 6 prosent. I 2018 og 2017 var tilsvarende tall henholdsvis 30 og 33 prosent. Dette er en negativ utvikling som vil bli fulgt opp med nærmere analyser og målrettede tiltak i 2020.
Forskning viser at vold og trusler er en risikofaktor for sykefravær for flere yrkesgrupper i kommunale tjenester, også innen skole. Arbeidet med å systematisk forebygge vold og trusler mot lærere og medelever, har startet opp i skoleområdet. Kompetansehevende tiltak er en del av dette. I 2019 ble det inngått rammeavtale med kursholder som leverer tilpasset opplæring i forebygging og håndtering av vold og trusler. Ansatte på skoler med særskilt tilrettelagte avdelinger har startet med denne opplæringen i 2019. Det planlegges tilsvarende opplæring i ordinær skole.
Rekrutteringssituasjonen
At Stavanger kommune har den nødvendig kompetanse og kapasitet er, og vil være, avgjørende for tjenesteleveransene i årene fremover. Vi må derfor jobbe systematisk med å rekruttere og utvikle nødvendig kompetanse i hele organisasjonen.
Rogaland har hatt en reel vekst i sysselsetting på 1,5 prosent fra 4. kvartal 2018 til 4. kvartal 2019 (SSB). Nasjonalt har det vært en økning i sysselsetting innenfor IKT og bygge- og anleggsvirksomhet, og det har i 2019 vært mangel på arbeidskraft innen ingeniør- og IKT-fag (NAV). Dette merkes også i Stavanger kommune.
Både på landsbasis og i Stavanger kommune er det utfordrende å rekruttere fastleger. Det ble i 2018 opprettet en arbeidsgruppe som jobber med tiltak for å rekruttere fastleger. Arbeidet har blitt videreført i 2019.
Den største utfordringen i tilgang til arbeidskraft, både nasjonalt og lokalt, er likevel sykepleiere. Ifølge NAV er sykepleier det enkeltyrket det er størst mangel på. Dette bekreftes også i KS arbeidsgivermonitor for 2019 publisert 11.09.2019. Tre av fire kommuner har oppgitt at det er «ganske eller meget utfordrende» å rekruttere sykepleiere. Dette gjelder fortsatt for Stavanger kommune. Det ble i 2018 nedsatt en arbeidsgruppe som i 2019 har systematisert arbeidet med å rekruttere sykepleiere til Stavanger kommune. Siste halvdel av 2019 arbeidet helse og velferd med å utvikle et veiledningsprogram for nyutdannede sykepleier som skal prøves ut våren 2020. Det har også blitt planlagt en fagdag for samme målgruppe som skal gjennomføres årlig.
Ny pedagognorm innenfor skole og barnehage har medført behov for flere pedagoger. Det har over flere år vært utfordrende å rekruttere barnehagelærere. Pedagognormen er ikke innfridd, men det har vært en betydelig bedring i antall barnehagelærere i 2019. Tiltak for å stimulere ansatte til å ta barnehagelærerutdanning og rekruttere og beholde allerede ansatte er videreført.
I 2019 har Stavanger kommune innført ny prosess for utlysning av lærerstillinger til hovedtilsettingen i august. Ledige stillinger lyses ut av den enkelte skole fortløpende når det er klart hvilke behov og ressurser skolene har. Skolene rapporterer at ny prosess fungerer godt og at søkeromfanget er bra, men at det er utfordrende å få tak i lærere med kompetanse til å undervise på 1.-4. trinn.
Lærlingeordningen og «Menn i helse»
Målet med lærlingordningen er å rekruttere god arbeidskraft til organisasjonen. Stavanger kommune tilbyr læreplasser innen områdene helse, barne- og ungdomsarbeid, IKT, kontor og kjøkken, og i 2019 tok 101 lærlinger fagbrev i disse lærefagene. Våren 2019 hadde Opplæringskontoret 281 søkere til 90 læreplasser. Dette er en markant økning fra 122 søkere året før, og er en veldig positiv utvikling. Per 31.12.2019 hadde Opplæringskontoret 180 aktive lærekontrakter.
Prosjekt «Menn i helse» startet opp i 2017 og har som mål å rekruttere flere menn til helsesektoren. Prosjektets målgruppe er menn mellom 25 og 55 år som mottar ytelser fra NAV. I 2019 tok 13 deltakere fagprøven, mens det ble tegnet lærekontrakt med 7 nye menn gjennom prosjektet. For kullet som startet opp i 2019 garanterte Stavanger kommune for inntil 15 praksisplasser og 11 læreplasser. 13 av 26 interesserte fikk en 3 måneders utprøvingsperiode som helserekrutt. 11 av disse fikk tilbud om sommerjobb i kommunen og startet på skolebenken august 2019. Samtlige hadde fullført og bestått VG1 til jul.
Kompetanseutvikling
Stavanger kommune har en stipendordning for ansatte som utdanner seg til sykepleier, vernepleier eller barnehagelærer. Åtte ansatte fullførte en ettertraktet utdanning i 2019 og kommunen fikk dermed tre vernepleiere, fire barnehagelærere og én sykepleier. I 2019 fikk 29 nye ansatte stipend til å utdanne seg til barnehagelærer (16), sykepleier (8) og vernepleier (5).
Per 31.12.2019 er det totalt 61 ansatte som får støtte for å være i et utdanningsløp til å ta en etterspurt bachelorgrad gjennom stipendordningen. Av disse studerer 35 til å bli barnehagelærere, 14 til å bli sykepleiere og 12 til å bli vernepleiere.
Gjennom kommunens stipendordning for relevant etter- og videreutdanning fikk ti ansatte i 2019 tildelt stipend. Studier som underbygger kommunens arbeid med forbedrings-, nytenkings- og innovasjonsarbeid, digitalisering, og/eller langsiktige velferdsutfordringer ble prioritert.
Opplæringskontoret startet i 2019 arbeidet med å lage retningslinjer for ordningen «Fagbrev på jobb». Ansatte vil gjennom denne ordningen få mulighet til å ta fagbrev på grunnlag av allsidig praksis, realkompetansevurdering og opplæring kombinert med veiledet praksis i vanlig arbeid.
Ny medarbeiderundersøkelse
Stavanger kommune tok i 2019 for første gang i bruk medarbeiderundersøkelsen 10-faktor, som er en medarbeiderundersøkelse tilpasset norske kommuner. 10-faktor bygger på forskning om hva som er viktige innsatsfaktorer for at organisasjonen skal oppnå gode resultater knyttet til sine mål og kvalitet på tjenestene. Det ideelle er at snittverdien på hver faktor ligger over 4,0 – helst rundt 4.5.
Resultatene viser at hoveddelen av Stavanger kommuner sine resultater ligger over landsgjennomsnittet til de 120 kommunene som har tatt i bruk verktøyet. Mestringsorientert ledelse er den viktigste innsatsfaktoren for utvikling, engasjement og motivasjon på den enkelte arbeidsplass. Å jobbe med utvikling på dette området har stor effekt på mange av de andre faktorene. Mestringsorientert ledelse skårer over 4,0 i Stavanger kommune.
Relevant kompetanseutvikling er en faktor som generelt har lav skår i landet (3,77) og i Stavanger kommune (3,84). Flere faktorer har likevel en skår som er høy. Medarbeiderne gir uttrykk for at de har stor vilje til fleksibilitet, viser høy grad av motivasjon for å gjøre noe nyttig og bra for andre, og bidra til andres måloppnåelse.
Medarbeiderundersøkelse ble sendt ut til ansatte i januar 2019. Svarprosenten var på 77 prosent, som er en økning på 4 prosentpoeng fra sist medarbeiderundersøkelse som ble gjennomført i 2017. Helse og velferd har hatt den største økningen i svarprosent fra 63 prosent i 2017, til 74 prosent i 2019.
Fra seniorordning til livsfasepolitikk
Stavanger kommune har siden 2004 hatt en seniorordning for å stimulere ansatte som har fylt 62 år til å fortsette i arbeid uten å ta ut avtalefestet pensjon. Ordningen er videreført ut 2020. Av de ansatte i målgruppen er det 64 % som per 31.12.2019 har skrevet senioravtale. Tilsvarende tall i 2017 og 2018 var 74 %. Det registreres at det er en markant nedgang i antall inngåtte avtaler per 31.12.2019, men det er vanskelig å vite hva som er årsaken til dette.
Forskning, og Stavanger kommunes egne tall, viser at denne type ordninger ikke er avgjørende for at ansatte står lenger i arbeid. Etter drøftinger med tillitsvalgte besluttet kommunedirektøren i siste tertial 2019 at det i 2020 skal utarbeides en tydeligere livsfasepolitikk, som skal ivareta alle ansatte, som del av kommunens arbeidsgiverstrategi.
Brudd på arbeidstidsbestemmelsene
Virksomhetenes turnusavtale, godkjent av tillitsvalgte, danner grunnlag for beregning av antall brudd på arbeidstidsbestemmelsene. Telling av brudd gjøres for; Hviletid mellom to arbeidsøkter (AML §10-8), Lovbestemt ukefridag og dens lengde «F1» (AML §10-8), Arbeidstimer per dag (AML §10-5) og Arbeidstimer per uke (AML §10-5) De fleste brudd oppstår som en direkte årsak av fravær i avdelingen eller pga. vakante vakter. Avdelinger med mer enn ti brudd i en måned blir varslet om bruddene og blir etterspurt om årsakene til brudd.
På grunn av oppgradering i turnusprogrammet Visma Ressursstyring 07.01.2020 ble det umulig å telle brudd for siste halvår av 2019. Leverandøren av turnusprogrammet arbeider med å forbedre varslingen om brudd og en ny modul for telling av brudd vil bli implementert i 2020. Tallene for 2019 er derfor kun for 1. halvår.
Månedlig gjennomføres det ca. 24 000 antall vakter ved avdelingene som har sitt arbeid regulert gjennom turnus. Det totale antall brudd i første halvår i 2019 var 547 brudd, mot 585 brudd i første halvår i 2018. På årsbasis var det 1034 brudd i 2016, 1365 brudd i 2017 og 1283 brudd i 2018. Dette utgjør brudd på 3,8 promille av antall gjennomførte vakter. Antall brudd vurderes å være på et lavt nivå.
Gode kunnskaper om gjeldende lov- og avtaleverk er grunnleggende for å unngå brudd på arbeidstidsbestemmelsene. Det blir derfor kontinuerlig gitt opplæring, både i lov- og avtaleverk, og i hvordan best gjøre nytte av turnusprogrammet. Opplæring og veiledning blir videreført.
4.5 Virksomhetsstyring og internkontroll
Stavanger kommune har i 2019 arbeidet med å videreutvikle en helhetlig virksomhetsstyring. Arbeidet tar utgangspunkt iblant annet kapittel 25 om internkontroll i ny kommunelov som trådte i kraft ved det konstituerende møte til nytt kommunestyre, og dialog på tvers av tjenesteområdene. Styring og internkontroll i kommunen skal legge til rette for ivaretakelse av lovverket, oppfølging av administrativ drift og støtte opp om kommunens tjenesteleveranser.
Videreutvikling av virksomhetsstyring
Digital løsning for virksomhetsstyring skal tas i bruk av ledere i Stavanger kommune. Løsningen har blitt videreutviklet i 2019 gjennom å samle relevant styringsinformasjon for kommunen som helhet og den enkelte enhet / virksomhet. Dette inkluderer for eksempel informasjon om tekstvedtak, forvaltningsrevisjoner, ansattoversikt, sykefravær, internkontroll med mer. Gradvis implementering og en videre utvikling er planlagt i 2020.
Implementering av overordnet internkontroll
Regelverk for internkontroll i Stavanger kommune som tidligere er vedtatt i Stavanger bystyre sak 6/18 er revidert med bakgrunn i ny kommunelov. Regelverket utgjør rammeverket for internkontroll i kommunen.
I sammenheng med utviklingen av den digitale løsningen for virksomhetsstyring har det i 2019 blitt utarbeidet en «Leders sjekkliste». Listen består av risikobaserte internkontrollområder1 som gjelder for hele kommunen og som skal besvares tertialvis av virksomhetsledere, seksjonssjefer og ledere på kommunal- og avdelingssjefsnivå. Listen skal styrke den helhetlige internkontrollen, gi ledere informasjon om risikoområder i kommunen, og erstatte tidligere enkeltrapporter/undersøkelser.
Implementering av helhetlig kvalitetssystem
Kommunens nye avviks- og forbedringssystem «Si ifra!» har blitt videreutviklet i 2019 gjennom blant annet pilotprosjekt i oppvekst og utdanning og medvirkning fra de andre tjenesteområdene. Antall avviks-/hendelsestyper2 er utvidet i forhold til tidligere, og gjør det i større grad mulig å avdekke vesentlige risikoområder basert på innmeldinger. «Si ifra!» har i 2019 blitt gradvis implementert i kommunen, og vil erstatte Synergi i løpet av 1. tertial 2020.
Arbeidet med å utvikle og implementere en dokumentmodul som del av kvalitetssystemet ble påbegynt i 2019. Modulen skal legge til rette for at styrende dokumenter som krever jevnlig oppdatering er samlet og tilgjengelig på ett sted. Innmelding av avvik kan ved hjelp av denne modulen også knyttes mot spesifikke dokumenter og prosesser.
Avvik og forbedring
På grunn av en gradvis implementering av nytt avviks- og forbedringssystem har det i 2019 blitt rapportert avvik i to ulike systemer, Synergi og «Si ifra!».
Det er i 2019 blitt rapportert 7693 avvikssaker i Synergi og 414 avvikssaker i «Si ifra!». Dette utgjør til sammen 8107 saker som er en nedgang på 1 prosent i forhold til 2018 (8187). Leder er ansvarlig for at avvik blir saksbehandlet på en tilfredsstillende måte. 70 prosent av innrapporterte avvik i 20193er saksbehandlet og avsluttet/lukket i forhold til 77 prosent for 2018. Det er forventet at andel avsluttede saker vil øke i 2020 på grunn av enklere saksbehandling i nytt system. 53 prosent av innmeldte avvik i kommunen gjelder vold og trusler, 22 prosent arbeidsmiljø/HMS og 12 prosent tjenestekvalitet. Det er forventet at andel forbedringsforslag og avvik på eksempelvis personvern/informasjonssikkerhet, klima og miljø og tjenestekvalitet vil øke i 2020.
Høringer
Ved endring i lover og forskrifter, sender statsforvaltningen endringsforslagene som regel på høring. En høringsuttalelse er en påvirkningsmulighet for berørte parter. Arbeid med å kvalitetssikre og forbedre prosess for kommunenes høringsuttalelser pågår. Arbeid med å informere om status på høringer i den digitale løsningen for virksomhetsstyring pågår. Parallelt registreres og overvåkes innkomne høringer fra departement og direktorat inntil en endelig prosess er på plass.
Tilsyn og forvaltningsrevisjoner
| Tilsyn 2019 |
|---|
| Arbeidstilsynet |
| Tilsyn vold og trusler i 5 private sykehjem |
| Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap |
| Branntilsyn i 9 skoler |
| Branntilsyn i 1 barnehage |
| Branntilsyn i 1 sykehjem |
| Branntilsyn i 11 kulturhus, bydelshus, fritidsbygg |
| Branntilsyn i rådhus/bystyresal |
| Fylkesmannen |
| Tilsyn i 2 skoler jf. opplæringsloven §14-1 første ledd |
| Tilsyn i skoler jf. opplæringslove kap. 9 A |
| Tilsyn barnehager jf. barnehageloven § 9 første ledd, jf. kommuneloven kapittel 10 A. § 1 i forskrift om pedagogisk bemanning og dispensasjon i barnehager. |
| Tilsyn barnehage jf. forskrift om rammeplan del 1 og 3 livsmestring og helse, barnas behov for omsorg, plikt til å fremme fellesskap. |
| Tilsyn EMbo Stvanger avd. Gausel, avd. Hafrsfjord, avd. Vålandsskogen |
| Tilsyn med Krisesenter 2018-2019 |
| Stavanger kommune ved Helsesjefen |
| Tilsyn etter Forskrift om miljørettet helsevern ved 13 skoler og 13 barnehager |
| El-tilsyn |
| Kontroll av elektrisk anlegg i 6 bofellesskap |
| Mattilsynet |
| Tilsyn med prøvetakingsplaner ved vannverket |
| Forvaltningsrevisjon 2019 | Merknad |
|---|---|
| Forvaltningsrevisjon - Innovasjon ved offentlige anskaffelser | Oppfølging under behandling |
| Forvaltningsrevisjon - Oppfølging rusmisbrukere/rusvern | Ferdigbehandlet |
| Forvaltningsrevisjon - Oppfølging forebygging av svart arbeid | Ferdigbehandlet - ny tilbakemelding fra kommunedirektøren når sak Oslo modell er behandlet i kommunestyret |
| Forvaltningsrevisjon - Oppfølging Skolemiljøet i Stavanger – håndtering av mobbesaker | Oppfølgingsrapport innen to år |
| Forvaltningsrevisjon - Oppfølging forebygging og håndtering av misligheter og korrupsjon | Tilleggsforslag følges opp i egen sak |
| Forvaltningsrevisjon - Varslingsrutiner og konflikthåndtering | Ferdigbehandlet - Bystyret ber om at det vurderes å foreta en oppfølgingsrapport innenfor området i neste valgperiode. |
| Forvaltningsrevisjon - Ungdomsmiljø – rus/vold og skolefravær | Ferdigbehandlet |
| Forvaltningsrevisjon - IT-sikkerhet | Oppfølging under behandling |
| Forvaltningsrevisjon - Vedlikehold av bygg og vedlikeholdsetterslep | Oppfølging under behandling |
| Forvaltningsrevisjon - Skolehelsetjenesten | Forvaltningsrevisjon ferdigbehandlet |
| Selskapskontroll med forvaltningsrevisjon IVAR IKS | Ferdigbehandlet |
| Selskapskontroll Stavanger konserthus | Ferdigbehandlet |
| Selskapskontroll Rogaland Brann og Redning IKS | Ferdigbehandlet - ny rapport i neste periode |
| Selskapskontroll Stavangerregionen Havn IKS | Rapport under arbeid |
| Selskapskontroll Stavanger Forum AS | Utsatt - avventer rapport |
| Forvaltningsrevisjon - Stavanger kommunes arkiv- og dokumentbehandling | Ferdigbehandlet |
| Forvaltningsrevisjon - Beredskap på virksomhetsnivå | Tilbakemelding til bystyret vedr. ansvarsdeling i krisesituasjon |
| Forvaltningsrevisjon - Internkontroll | Ferdigbehandlet – ny rapport vurderes på et senere tidspunkt |
| Forvaltningsrevisjon - Barnevern | Ferdigbehandlet |
| Forvaltningsrevisjon - Øremerkede midler / statlige tilskudd | Ferdigbehandlet |
| Forvaltningsrevisjon - Integrering og bosetting | Ferdigbehandlet |
| Forvaltningsrevisjon - Klimagassutslipp | Ny bestilling av rapport utsatt |
| Forvaltningsrevisjon - Effekt av skjenkeregler | Under behandling |
| Forvaltningsrevisjon - Kvalitet i eldreomsorg / Leve hele livet | Under behandling |
| Forvaltningsrevisjon - Kreativt samarbeid med frivillige organisasjoner | Under behandling |
| Forvaltningsrevisjon - Tilskudd til private barnehager | Under behandling |
| Forvaltningsrevisjon - Barnevern - ny rapport | Rapport under behandling |
| Forvaltningsrevisjon - BPA - tilbudet | Til bestilling i 2020 |
| Forvaltningsrevisjon - Medisinhåndtering | Til bestilling i 2020 |
| Forvaltningsrevisjon - Tidlig innsats | Til bestilling i 2020 |
Varsling av mulige kritikkverdige forhold
Etter initiativ fra kommunedirektøren i Stavanger kommune ble det i januar 2019 gjennomført et seminar om varsling av mulige kritikkverdige forhold. Målgruppen var kommunedirektører, kommunalsjefer og fagpersoner i Rogalands-kommunene. Det var enighet om å opprette to arbeidsgrupper med ansvar for henholdsvis å utarbeide forslag til «felles begreper» (ledet av Eigersund kommune) og ansvar for å utarbeide forslag til en «god praksis guide» (ledet av Sandnes kommune). I tillegg var det enighet om å bygge felles kompetanse for å behandle varslingssaker. I løpet av året har det blitt gjennomført tre samlinger med vekt på erfaringsdeling, gjennomgang av prosessen for behandling av varsel om mulige kritikkverdige forhold og faktaundersøkelse som metode.
4.6 Systematisk arbeid med helse, miljø og sikkerhet
HMS-organiseringen skal sikre et fullt forsvarlig og helsefremmende arbeidsmiljø for kommunens ledere og ansatte. Arbeidet med å harmonisere og forbedre et felles HMS-system for den nye kommunen har hatt oppmerksomhet i 2019. Det er besluttet at organiseringen av vernetjeneste, arbeidsmiljøutvalg og HMS-grupper i virksomhetene, følger linjeorganiseringen i Stavanger kommune.
Alle arbeidsmiljøutvalgene har gjennom året jevnlig hatt oppmerksomhet på kommune-sammenslåingens betydning for ansatte og deres arbeidsmiljø. Et arbeid med å forenkle og forbedre retningslinjer for HMS og arbeidsmiljø har startet opp og fortsetter inn i 2020.
Forebygging av vold og trusler
Forebygging av vold og trusler har det blitt jobbet med i mange år. Likevel viser innmeldte avvik at over halvparten av hendelsene gjelder vold og trusler. Dette var bakgrunnen for at prosjektet «Trygg tilstede» ble startet opp i 2019. Prosjektet skal etablere et helhetlig system for opplæring i forebygging av vold og trusler knyttet til arbeidet. Det er ulik risiko for vold og trusler i de ulike virksomhetsområdene, noe som krever ulikt omfang og tilnærming i opplæringen.
Som del av prosjektet, og i tillegg til annen pågående opplæring, ble det i 2019 inngått rammeavtale med kursleverandør som hittil har levert 13 tjenestespesifikke kurs. I tillegg har det blitt jobbet med å tilpasse et kurskonsept i forebygging og håndtering av vold og trusler som ble utviklet av spesialisthelsetjenesten. Dette kurskonseptet skal testes ut i utvalgte virksomheter før det skal vurderes om kurskonseptet skal tas i bruk i hele helse og velferd og andre aktuelle tjenesteområder i Stavanger kommune.
4.7 Ansatte og vikarer
I Stavanger kommune, eksklusiv foretakene, var det per 31.12.2019 totalt 9855 antall ansatte fordelt på 8085 årsverk. Det inkluderer fast ansatte, vikarer, lærlinger (183) og ansatte i lønnet permisjon (214). I tillegg kommer ansatte på timelønn (ekstrahjelp/ringevikarer) og innleie fra vikarbyrå.
| Årsverk 31.12.2018 | Årsverk 31.12.2019 | Endring i årsverk 2018-2019 | Endring i prosent 2018-2019 | |
|---|---|---|---|---|
| Stavanger kommune samlet | 7 827 | 8 085 | 258 | 3,3 |
| Stab og støtte | 278 | 292 | 14 | 5 |
| Bymiljø og utbygging | 221 | 228 | 8 | 3,5 |
| By- og samfunnsplanlegging | 100 | 108 | 7 | 7,4 |
| Innbygger- og samfunnskontakt | 62 | 69 | 7 | 11,3 |
| Helse og velferd | 2 765 | 2 947 | 181 | 6,6 |
| Oppvekst og utdanning | 4 202 | 4 230 | 28 | 0,7 |
| Annet (lærlinger utgjør 172 årsverk i 2018 og 183 i 2019) | 199 | 212 | 13 | 6,6 |
Timelønnet arbeidskraft og bruk av vikarbyrå
Stavanger kommune har behov for ekstra arbeidskraft i forbindelse med korttidsfravær (sykefravær, sykt barn, velferdspermisjon o.l.) og ferieavvikling. Behovet for ekstra arbeidskraft dekkes gjennom ekstra timer fra ansatte i reduserte stillinger, ringevikarer eller innleie fra vikarbyrå.
Timelønnet arbeidskraft
I 2019 brukte Stavanger kommune i gjennomsnitt 560 timelønnede årsverk i forbindelse med korttidsfravær og ferieavvikling, noe som er nedgang fra i underkant av 600 timelønnede årsverk i 2018. Overtidstimer er ikke inkludert i disse tallene.
Innleie fra vikarbyrå
Fra 2018 til 2019 har det for Stavanger kommune samlet sett vært en økning i utgifter til innleie fra vikarbyrå på 12 %. Det er noe ulikt hvordan bruk av vikarbyrå fordeler seg mellom de ulike virksomhetsområdene, se figur 7. Hjemmebaserte tjenester har hatt den største prosentvise økningen, med en økning på 36 % fra 2018 til 2019.
Kjønnsfordeling i Stavanger kommune
Selv om Norge er et av verdens mest likestilte land, har vi et svært kjønnsdelt arbeidsmarked når det gjelder hvilke sektorer og næringer kvinner jobber i. Stavanger kommune har som målsetning å oppnå en jevnere kjønnsfordeling innenfor de ulike virksomhets- og tjenesteområdene. Tall fra SSB viser at andelen kvinner i offentlig sektor var 71 prosent i 2008. I 2017 var dette tallet 70 prosent. I Stavanger kommune var andelen kvinner 79 prosent i 2019. Andelen menn har dermed steget med 1 prosentpoeng fra 2018 til 2019.
| Tjenesteområde | Andel KV% | Andel Menn% | Endring i andel menn 2018 -2019 (prosentpoeng) |
|---|---|---|---|
| Stab og støtte | 63 | 37 | 0 |
| Bymiljø og utbygging | 34 | 66 | 2 |
| By- og samfunnsplanlegging | 65 | 35 | -5 |
| Innbygger- og samfunnskontakt | 74 | 26 | 5 |
| Helse og velferd | 80 | 20 | 1 |
| Oppvekst og utdanning | 82 | 18 | 0 |
| Andre: Nye Stavanger, HTV, lærlinger,etc | 76 | 24 | -1 |
| Stavanger kommune samlet | 79 | 21 | 1 |
Foruten om tjenesteområdet Bymiljø og utbygging er det hovedvekt av kvinner i alle tjenesteområder. Det er størst andel kvinner i tjenesteområdene Oppvekst og utdanning og Helse og velferd, se tabell 4.2. Dette samsvarer i stor grad med nasjonale tall som sier at 90 prosent av alle ansatte i barnehage og skole er kvinner. I Stavanger kommune har det vært en liten økning i andel menn innenfor barnehageområdet på 1 prosentpoeng, se tabell 4.3.
Den største prosentvise endringen i andel menn har vært innenfor Innbygger- og samfunnskontakt (+5 prosentpoeng) og innenfor By- og samfunnsplanlegging (-5). Det er en positiv endring i andel menn innenfor tjenesteområdet Helse og velferd. Endringen har vært innenfor bofelleskap og hjemmebaserte tjenester, se tabell 4.3.
| Utvalgte virksomhetsområder | Andel KV% | Andel Menn% | Endring i andel menn 2018 - 2019 (prosentpoeng) |
|---|---|---|---|
| Bofellesskap | 70 | 30 | 1 |
| Hjemmebaserte tjenester | 89 | 11 | 1 |
| Sykehjem | 87 | 13 | -1 |
| Kommunale barnehager | 94 | 6 | 1 |
| Grunnskole | 76 | 24 | 0 |
Kjønnsfordeling i ulike stillingsgrupper
Stavanger kommune har et mål om å ha en jevnere kjønnsfordeling på alle nivå i organisasjonen. Tabell 4.4 viser utviklingen i kjønnsfordeling for de ulike stillingsgruppene. Det er høyest andel menn blant akademikergruppen. Færrest andel menn er det blant ansatte i stillinger med krav om 3-årig høyskoleutdanning (eks. sykepleier, vernepleier, barnehagelærer m.fl.).
| Stillingsgrupper 2019 (LDO inndeling) | Andel kvinner % | Andel menn % | Endringer i andel menn fra 2018 - 2019 (prosentpoeng) |
|---|---|---|---|
| Stillinger uten særskilt krav om utdanning | 74 | 26 | 1 |
| Fagarbeiderstillinger | 84 | 16 | 1 |
| Stillinger med krav om høyskoleutdanning | 85 | 15 | 0 |
| Stillinger med krav om høyskole utdanning med ytterligere spesialutdanning | 80 | 20 | 1 |
| Mellomleder | 75 | 25 | -1 |
| Direktør, avdelingssjef/kommunalsjef, virksomhetsleder | 71 | 29 | 1 |
| Akademikere | 67 | 33 | -1 |
| Lærling/Student | 78 | 22 | 1 |
Lønnsfordeling mellom kvinner og menn i ulike stillingsgrupper
Ansatte i Stavanger kommune er lønnet etter bestemmelsene i hovedtariffavtalen (HTA) i kommunal sektor. Ca. 90 prosent av de ansatte har stilling med hovedsakelig sentral lønnsdannelse (HTA kapittel 4) og lønn i henhold til KS garantilønn for de ulike stillingsgruppene og ansiennitetstrinnene. Dette gjelder gruppe 1, 2, 3, 4, og 8, samt deler av gruppe 7.
For ansatte i lederstillinger (gruppe 5 og 6), samt deler av ansatte i gruppe 7 fastsettes lønnen lokalt. Ved lønnsfastsettelse skal det tas hensyn til den enkeltes kompetanse, ansvar og kompleksitet i stillingen. Likelønn er tema som årlig blir drøftet med tillitsvalgte før og under forhandlingene. Likelønn er også en del av vurderingsgrunnlaget til arbeidsgiver.
Kommunesektorens tekniske beregnings- og statistikkutvalgs rapport viser at kvinners månedsfortjeneste som andel av menns månedsfortjeneste per 01.12.2019 var 93,9 prosent. Ulikt lønnsnivå for kvinner og menn kan delvis forklares med ulik stillingsplassering og utdanning. Dersom like mange kvinner som menn hadde vært assistenter eller ledere m.m., ville kvinners andels av menns månedsfortjeneste vært 97,5 prosent.
Gjennomsnittlig lønn har tradisjonelt sett vært det vanligste å bruke når man skal sammenligne lønn mellom ulike grupper. Et gjennomsnitt sier imidlertid lite om variasjon i fordelingen. Det er derfor valgt å supplere med informasjon om medianlønnen1. Tallene må ses i sammenheng med kjønnsfordeling og antall ansatte i aktuelle stillingsgrupper/tjenesteområde.
Figur 4.8 viser en oversikt over kvinners andel av menns lønn innenfor ulike stillingsgrupper
I gr. 1 er kvinners andel av menns lønn 106 prosent når vi ser på gjennomsnitt og 117 prosent når vi bruker median. De ansatte i denne gruppen med høyest ansiennitet, og dermed høyest lønn, er kvinner. For gr. 2, gr. 3, og gr. 8 er kvinners andel av menns lønn mellom 100 og 102, avhengig av om man ser på gjennomsnitts- eller medianlønn. Dette er som forventet.
I gruppe 4, stilling med krav om høyskoleutdanning med ytterligere spesialutdanning er kvinners andel av menns lønn mellom 96 og 99 prosent, avhengig av om man ser på gjennomsnitts- eller medianlønnen. Dette kan forklares med at hoveddelen av mennene i denne stillingsgruppen har stillingskode adjunkt med tillegg, som ligger lønnsmessig høyere plassert enn øvrige stillingskoder i gruppe 4.
Figur 4.8 viser videre at det er størst ulikheter i lønn, både når man bruker gjennomsnitt og median for ledere (gr. 5 og 6) og for akademikere (gr. 7).
I gruppe 5 er det spesielt stor overvekt av kvinner i mellomlederstillinger i boliger. Dette er en ansattgruppe som utgjør en stor andel av mellomlederne i Stavanger kommune. Avdelingsleder bolig er blant mellomlederstillingene som er lønnet lavest i Stavanger kommune. Denne gruppen har blitt prioritert i lokale forhandlinger over flere år, senest også i 2019. På grunn av nivået på lønnsnivået og det store antall ansatte vil det midlertid ta noe tid før prioriteringen viser igjen i statistikken. Det er ikke funnet utilsiktede skjevheter som følge av kjønn.
For gruppe 6, og spesielt for virksomhetsledere, så ha det over flere år blitt gjennomført lønnstiltak for å harmonisere lønnen for deler av denne ledergruppen. Det er spesielt virksomhetsledere innenfor barnehage og i helse og velferd som har blitt prioritert. Dette viser igjen i statistikken. Vi ser i tabell 5 at kvinners andel av menns lønn (gjennomsnitt) for gruppe 6 har gått opp med 3 prosentpoeng fra 2018 til 2019.
| Stillingsgrupper 2019 | Kvinners lønn i % av menns lønn 2019 gj.snitt | Endring i prosentpoeng fra 2018 – 2019 gj.snitt | Kvinners lønn i % av menns lønn 2019 median | Endring i prosentpoeng fra 2018 - 2019 median |
|---|---|---|---|---|
| Stilling uten særskilt krav til utdanning | 106 | 1 | 117 | 0 |
| Fagarbeiderstilling/tilsvarende fagarbeiderstilling | 101 | 1 | 100 | -1 |
| Stilling med krav om høyskoleutdanning | 102 | 0 | 101 | -1 |
| Stilling m/krav om høyskoleutd. m/ytterligere spesialutd. | 99 | 0 | 96 | 0 |
| Mellomleder | 94 | -1 | 93 | 0 |
| Virksomhetsledere, avdelingssjef/kommunalsjef og direktører | 90 | 3 | 94 | 2 |
| Akademikere | 94 | 0 | 98 | -1 |
| Lærling/Student | 100 | 0 | 100 | 0 |